今回は、業務を引継ぐ時のメールの文例・文言についてです。
業務の引継ぎメールは、スムーズな移行を図るために重要です。
以下のポイントを考慮しながら、文例を示します。
ポイント
誰が誰に、何を引き継ぐのかがすぐにわかるように、件名を具体的に書きましょう。（例：「〇〇案件の引き継ぎについて」「○○業務の担当変更のご連絡」）
丁寧な言葉遣いで、相手に失礼のないように挨拶をしましょう。
なぜ業務を引き継ぐのか、その理由を簡潔に伝えましょう。
具体的にどのような業務を引き継ぐのか、詳細を明記しましょう。
必要な資料がある場合は、そのリストを添付するか、共有方法を記載しましょう。
今後、何か質問があった場合に連絡できるよう、自分の連絡先を明記しましょう。
関係者への感謝の言葉を入れると、良好な関係を築くことができます。
業務を引継ぐ時のメールの文例・文言
件名: 業務引継ぎのご案内
宛先: [受取人の名前] 様
本文:
お疲れ様です。[あなたの名前]です。
この度、[業務内容]の引継ぎを行うことになりました。以下に引継ぎの概要を記載いたしますので、ご確認ください。
【引継ぎの理由】
[理由を簡潔に説明。例: 私が新しいプロジェクトに異動するため、業務を引き継ぐことになりました。]
【引継ぎ内容】
業務名: [業務の具体名]
重要ポイント:
[重要なポイント1]
[重要なポイント2]
関連資料: [必要に応じて資料のリンクや添付を指示]
【引継ぎ日程】
引継ぎは[日付]に実施予定です。具体的な時間や場所については追ってお知らせいたします。
何か不明点やご質問がありましたら、お気軽にお知らせください。
最後になりますが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
ケース1：異動による担当変更 業務を引継ぐ時のメールの文例・文言
件名：〇〇案件の引き継ぎについて
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社□□□の△△です。
この度、私、△△は〇月〇日付けで□□部署へ異動することになりました。
つきましては、これまで担当しておりました〇〇案件の引き継ぎを、□□（後任者名）が行うことになりました。
□□は、〇〇業務に精通しており、円滑な引き継ぎが行えると確信しております。
ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
【添付資料】
〇〇案件に関する資料一式
ケース2：退職による担当変更 業務を引継ぐ時のメールの文例・文言
件名：〇〇業務の担当変更のご連絡
〇〇様
平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
この度、私、△△は、一身上の都合により〇月〇日をもちまして会社を退職することとなりました。
これまで〇〇業務を担当させていただき、誠にありがとうございました。
後任は、□□（後任者名）が担当させていただきます。
□□は、〇〇業務に関して十分な知識と経験を持っており、私の代わりを務めてくれることと思います。
何かご不明な点がございましたら、お気軽に□□までお問い合わせください。
今後とも、変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。