今回は、クレーム対応のお詫びメールの文例・文言についてです。
クレーム対応のお詫びメールは、相手の気持ちに寄り添い、誠意を持って対応することが重要です。
ポイント
早急な対応: クレームを受けたら、できるだけ早くお詫びの連絡をすることが大切です。
感謝の気持ち: クレームを伝えてくれたことに対して感謝の意を示しましょう。
具体的な謝罪: 何に対して謝っているのかを明確に伝え、責任を持って受け止めます。
改善策の提示: 今後同じことが起きないように、どのように改善するかを説明します。
フォローアップ: 何か問題があれば連絡をもらえるよう、連絡先を記載します。
【具体的な対応策の例】
商品交換・返金 該当の商品を新品と交換、またはご返金させていただきます。
割引次回のお買い物でご利用いただける割引クーポンを発行させていただきます。
お詫びの品 謹呈品をお送りさせていただきます。
担当者からの連絡 担当者より直接、状況をご説明させていただきます。
クレーム対応のお詫びメールの文例・文言1
件名: お詫びとご報告
[お客様名] 様
このたびは、[具体的な問題: 例: 商品の不具合]により、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
お客様からのご指摘は、私たちにとって非常に重要なものであり、心より感謝申し上げます。お客様のご期待に応えられなかったことを重く受け止めております。
今後は[具体的な改善策: 例: 品質管理の強化]を行い、再発防止に努めてまいります。また、何かお困りのことがございましたら、いつでもお気軽にご連絡ください。
改めてお詫び申し上げますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
クレーム対応のお詫びメールの文例・文言2
件名: お詫び申し上げます
[お客様名] 様
このたびは、[具体的な問題: 例: サービスの遅延]についてご指摘をいただき、誠にありがとうございます。
ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。お客様の貴重な時間を奪ってしまったこと、深く反省しております。
今後は[具体的な改善策: 例: スタッフの教育を強化]し、同様のことが二度と起こらぬよう努めてまいります。お客様にご満足いただけるサービスを提供できるよう、全力を尽くします。
もしご不明な点やご不安なことがございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
今後ともご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
敬具
クレーム対応のお詫びメールの文例・文言3
件名：〇〇様 この度は大変ご迷惑をおかけしました
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
この度は、〇〇（商品名・サービス名など）につきまして、多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
〇〇様よりいただきましたご意見を真摯に受け止め、社内で徹底的に原因究明を行いました。その結果、〇〇（原因）が今回の問題発生につながったことが判明いたしました。
お客様にご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げますとともに、〇〇（具体的な対応策）を実施し、再発防止に努めてまいります。
つきましては、〇〇（具体的な対応策）をご提案させていただきます。
〇〇様にご満足いただけるよう、真摯に対応してまいりますので、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
敬具