取引の提案を受けた際、状況によってはお断りしなければならないこともあります。しかし、断り方によっては相手との関係が悪化したり、印象を損ねてしまうリスクも…。この記事では、ビジネス関係を損なわずに取引を丁寧に断る方法と、具体的な文例を10個ご紹介します。相手への配慮を忘れずに、自社の立場を明確に伝えるポイントを押さえましょう。
取引を断るときに気をつけたい基本マナー
取引を断る際は、相手への敬意を示しつつ、自社の状況や理由を丁寧に説明することが重要です。ただ「できません」と伝えるのではなく、「今後の機会を期待しています」といった前向きな言葉を添えることで、関係を良好に保つことができます。また、スピーディに対応することで、相手に無駄な時間を使わせない配慮も大切です。
断る理由を明確に伝える重要性
曖昧な断り方は、相手に「再提案を検討してもよいのか」と迷わせてしまいます。そのため、断る理由を簡潔かつ明確に伝えることがポイントです。ただし、否定的な表現や攻撃的な理由付けは避け、双方にとって建設的な対応を心がけましょう。
取引を断る文例10選
1. 予算の都合を理由にする
「このたびは魅力的なご提案をいただき、ありがとうございます。しかしながら、当社の現在の予算では貴社のご提案にお応えすることが難しい状況です。今後の予算見直しの際には改めて検討させていただければと存じます。」
予算を理由にすると、具体的な事情として受け入れてもらいやすくなります。
2. 他社との契約を理由にする
「このたびはお声がけいただき、ありがとうございます。しかし、現在当社は他社と同様の契約を結んでおり、新たな取引を開始することが難しい状況です。大変申し訳ございませんが、ご了承いただけますと幸いです。」
既存の取引状況を伝えることで、相手も納得しやすくなります。
3. 現在の業務状況を理由にする
「貴社からのご提案に感謝いたします。ただ、現在の業務状況において新規の取引を開始する余裕がございません。せっかくのご提案をお断りする形となり恐縮ですが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。」
業務の繁忙を理由にすると、丁寧に断りやすいです。
4. 方針変更を理由にする
「このたびはご提案いただき、誠にありがとうございます。しかしながら、当社では現在、事業方針の見直しを行っており、新たな取引を控える方針を取っております。また機会がございましたら、よろしくお願い申し上げます。」
方針変更を理由にすると、相手を納得させやすいです。
5. 提案内容が自社に合わないことを伝える
「お声がけいただきありがとうございます。ただ、貴社のご提案内容について検討させていただいた結果、現状の当社のニーズとは一致しないため、今回の取引は見送らせていただく運びとなりました。」
提案内容が一致しないことを伝えることで、誠実さを保ちながら断れます。
6. タイミングの問題を理由にする
「このたびは素晴らしいご提案をありがとうございます。ただ、現在は社内の状況により新規の取引開始には適したタイミングではないため、今回は見送らせていただきます。」
タイミングを理由にすると、相手にも理解してもらいやすいです。
7. コスト面を理由にする
「このたびのご提案について詳しく説明いただき、ありがとうございました。しかし、コスト面での折り合いがつかず、今回は取引を見送らせていただく形となりました。」
コストを理由にすると、現実的な理由として受け入れられることが多いです。
8. 内部の承認が得られないことを伝える
「貴社のご提案を社内で検討させていただきましたが、内部での承認が得られず、今回は見送らせていただくこととなりました。またの機会にぜひよろしくお願いいたします。」
内部事情を理由にすると、責任を個人ではなく組織に分散できます。
9. 他の選択肢を検討中であることを伝える
「ご提案いただき、誠にありがとうございます。ただ、現在他の選択肢も含めて慎重に検討を進めている状況です。そのため、今回はお断りさせていただければと存じます。」
競合する選択肢を理由にすると、相手も理解しやすくなります。
10. 今後の可能性を残しつつ断る
「このたびはお声がけいただき、誠にありがとうございました。大変魅力的な内容ではありますが、現状の当社の状況ではお受けすることが難しい状況です。ぜひ、またの機会にお声がけいただけますと幸いです。」
今後の可能性を残す表現を使うと、関係を維持しやすくなります。
取引を断る際に避けたいNG行動
断る際には、以下の行動を避けましょう：
- 返事を先延ばしにする：相手に余計な期待を持たせてしまいます。
- 無礼な態度を取る：相手に悪い印象を与え、今後の関係に支障をきたします。
- 過剰に言い訳をする：長々とした説明は、かえって信頼を損ねる可能性があります。
断った後のフォローで関係を保つ
断った後も良好な関係を築くためには、フォローが重要です。例えば、断った理由をもう一度簡潔に伝えたり、相手の努力を評価する言葉を添えたりすることで、誠意を感じてもらえます。また、取引の機会がある際には連絡する旨を伝えておくと、相手に好印象を与えられるでしょう。
まとめ
取引の断り方には、相手の努力を尊重し、誠意を持って対応することが求められます。この記事で紹介した文例やコツを参考に、丁寧かつスムーズに断るスキルを身につけてください。断ること自体は悪いことではなく、正しい対応をすることで、ビジネス関係を維持しながら自社の利益を守ることができます！