台風の接近や上陸が予想される際には、早めの情報発信が重要です。自治体、町内会、企業、学校など、あらゆる組織において「案内文」の役割は非常に大きくなります。正確でわかりやすく、そして丁寧に状況や対応を伝えることで、混乱を防ぎ、住民や関係者の安全を守ることができます。
この記事では、台風接近時に役立つ案内文の書き方、基本構成、実用的な文例をご紹介します。突然の対応にも落ち着いて使えるよう、テンプレート形式でもご提供しますので、ぜひ参考にしてください。
台風案内文の基本構成とは？
台風に関する案内文では、以下のような要素を押さえることが大切です。
- 件名・タイトル：「台風接近に伴うお知らせ」など
- 宛先・対象：住民各位、保護者各位、関係者各位など
- 現況説明：台風の接近・進路・予想される影響
- 対応内容：中止・延期・休業・避難指示等
- 連絡方法・問い合わせ先：変更情報や緊急連絡先の案内
- 日付と発信者情報
これらを過不足なく含めることで、誰にとってもわかりやすい案内文になります。
台風案内文の注意点
- 誤解を招かない表現を使う
「未定」「検討中」などあいまいな言葉を避けるか、補足を加えて伝えます。 - 具体的な日時を明記する
例：「7月7日（月）午前10時より閉鎖」 - 感情的にならず事実を淡々と
不安をあおる表現ではなく、冷静な情報提供を心がけます。 - 最新情報の更新について明示
「今後の情報は○○に掲示」「○時に再度連絡予定です」など。
自治体・町内会向け案内文の例文
例文1（町内会向け）
台風接近に伴う防災対応について（お知らせ）
町内会の皆さまへ
いつも町内会活動にご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
現在、台風第10号が本州に接近しており、当地区では○月○日夕方から風雨の強まりが予想されております。
つきましては、住民の皆さまには以下の点にご留意くださいますようお願い申し上げます。
- 不要不急の外出をお控えください。
- 雨戸・窓の施錠、飛ばされやすい物の屋内移動をお願いいたします。
- 万が一の避難が必要な場合は、○○小学校体育館を避難所として開放いたします。
最新情報は町内掲示板・公式LINEで随時更新いたします。
ご不明点は町内会本部（電話：000-0000-0000）までお問い合わせください。
企業・店舗向け案内文の例文
例文2（店舗の営業時間変更）
【重要】台風接近に伴う営業時間変更のお知らせ
お客様各位
平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
現在、台風12号が接近しており、交通機関の乱れや強風が予想されております。
つきましては、お客様および従業員の安全を第一に考え、誠に勝手ながら下記のとおり営業時間を変更させていただきます。
■変更前：通常営業（10:00～20:00）
■変更後：短縮営業（10:00～15:00）※○月○日限り
今後の天候状況により、さらなる変更がある場合は、公式サイト・SNSにてご案内いたします。
何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
学校・教育機関向けの例文
例文3（休校のお知らせ）
台風接近に伴う臨時休校のお知らせ
保護者各位
いつも本校の教育活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、報道でもあります通り、台風○号が接近しており、明日○月○日（○）には暴風雨の影響が予想されております。
つきましては、児童・生徒の安全を最優先とし、以下の対応といたします。
■○月○日（○）：臨時休校
■○月○日（○）以降の対応：天候状況により判断し、改めてご連絡いたします。
連絡はメール・学校公式アプリにて配信いたします。
ご家庭でも安全対策にご配慮くださいますよう、お願い申し上げます。
社内向け案内文の例文
例文4（従業員への連絡）
【社内通達】台風接近時の出勤および在宅勤務対応について
社員各位
台風11号の接近に伴い、明日○月○日（○）の出勤について以下の通り対応をお願いいたします。
■安全第一の観点から、在宅勤務可能な職種は原則テレワークとしてください。
■出社が必要な場合は、無理な出勤を避け、交通機関の状況を十分にご確認ください。
■本社ビルは通常通り開館いたしますが、状況により変更となる場合があります。
対応に変更がある場合は、社内メールおよびグループチャットで通知します。
不明点があれば、各部門の上司または総務部までご相談ください。
H2：まとめ｜台風案内文は「早く・正しく・丁寧に」
台風の案内文は、早めに・正確に・落ち着いて発信することが非常に重要です。
特に住民やお客様など不特定多数に向けたものは、誰でも理解できる言葉で書くよう心がけましょう。
万一に備えて、テンプレートを事前に用意しておくことで、実際の台風時にもスムーズに対応できます。