暑さが厳しくなる夏の季節、職場や地域で「納涼会」が行われることがよくあります。納涼会は、日ごろの労をねぎらいながら親睦を深める絶好の機会です。しかし、いざ案内文を書くとなると、どのように伝えればよいのか迷う方も多いでしょう。
本記事では、納涼会の案内文をスムーズに作成するためのポイントや構成、さらにすぐに使える例文をシーン別に紹介します。ビジネス向け・町内会向け・学校やサークル向けなど、多様な場面で応用できる内容です。
納涼会の案内文を書く前に知っておきたいポイント
案内文は、受け取る側が「参加したい」と思える内容であることが大切です。以下のような点に注意して作成しましょう。
- 目的を明確に伝える（例：親睦を深めるための懇親会）
- 開催日時・場所を正確に書く
- 参加可否の返信について明記する
- 服装や持ち物など特記事項があれば記載
- 堅すぎず、親しみやすい文章にする
納涼会案内文の基本構成
案内文は、以下のような構成にすると読みやすく、伝わりやすいものになります。
- 挨拶・時候のあいさつ
- 納涼会の目的や主旨
- 開催日時・場所
- 会費や服装など詳細
- 参加可否の返信依頼
- 結びの言葉
会社・ビジネス向け納涼会の案内文 例文
件名：納涼会開催のご案内
拝啓 盛夏の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、日ごろの感謝を込めまして、社員の皆様との親睦を深めるため、納涼会を開催する運びとなりました。
つきましては、下記の通りご案内申し上げます。お忙しいところ恐縮ですが、ぜひご出席くださいますようお願い申し上げます。
記
日時：2025年8月2日（金）18:30〜20:30
場所：〇〇レストラン（〇〇ビル地下1階）
会費：3,000円（当日徴収）
服装：カジュアルで構いません
※出欠については、7月20日（月）までに〇〇課の△△宛にご連絡ください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
敬具
町内会向け納涼会の案内文 例文
件名：町内会納涼会のお知らせ
町内の皆さま
暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
このたび、町内の親睦と交流を深めることを目的として、納涼会を開催いたします。お子様連れの参加も大歓迎です。楽しいひとときをご一緒に過ごしましょう！
記
日時：2025年8月10日（土）17:00〜19:00
場所：〇〇公園 集会所前広場
内容：焼きそば・かき氷・スイカ割りなど
参加費：無料（町内会費より支出）
※準備の都合上、7月25日（金）までに班長へご連絡ください。
皆さまのご参加をお待ちしております。
〇〇町内会
学校・PTA向け納涼会の案内文 例文
件名：PTA主催 納涼会のお知らせ
保護者の皆さまへ
いつもPTA活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、保護者・教職員の親睦を深めるため、納涼会を企画いたしました。下記の通り開催いたしますので、お時間の都合がつく方はぜひご参加ください。
記
日時：2025年7月27日（日）16:00〜18:00
場所：〇〇小学校 体育館
会費：一家族 500円（当日受付）
服装：自由
※出欠につきましては、同封の返信用紙にご記入の上、7月15日（火）までにご提出ください。
多くの皆さまのご参加をお待ちしております。
〇〇小学校PTA
納涼会の案内メールを書くときの注意点
メールで案内文を送る場合は、以下の点に注意しましょう。
- 件名に「納涼会のご案内」と明記し、内容が分かりやすいようにする
- 本文の最初に簡潔な挨拶文を入れる
- 日付・時間・場所は改行して見やすく
- 返信の期限を明確に記載
- HTMLメールではなくテキストメールの場合は、レイアウトに気を配る
納涼会案内文を作成する上でのまとめ
納涼会の案内文は、シンプルかつ丁寧な表現で「参加してみたい」と思わせることがポイントです。形式ばかりにとらわれすぎず、開催の趣旨や雰囲気が伝わるような温かみのある文章に仕上げるとよいでしょう。
例文を参考にして、シーンに合った案内文をぜひ作成してみてください。