「アジェンダ」は、会議や打ち合わせで議論する内容やテーマ、進行の順序を示した項目のリストのことです。
会議を効率よく進行し、参加者が準備を整えられるようにするために用意されることが一般的です。
アジェンダの主な意味
会議や打ち合わせの「議題」や「予定項目」
進行のガイドとして使われ、会議のテーマや時間配分を事前に共有する目的があります。
アジェンダ作成時のポイント
・目的を明確にする
会議の主な目的を最初に記載して、参加者が会議のゴールを理解できるようにしましょう。
例：「新製品開発の進捗確認」「今後のプロモーション戦略の検討」
議論のポイントがはっきり分かるように、具体的な内容を箇条書きで記載します。
例：「売上目標の見直し」「市場調査結果の共有」
・時間配分を設定する
各議題ごとに予定時間を設定し、会議がスムーズに進行するよう配慮します。長時間かけないよう、時間厳守の意識が重要です。
例：「新製品開発進捗報告（10分）」「質疑応答（5分）」
・責任者や発表者を明示する
各議題の発表者や担当者を事前に示すことで、準備の促進や時間管理がしやすくなります。
例：「A部長：進捗報告」「マーケティングチーム：調査報告」
・会議資料を事前に添付・共有する
必要な資料やデータがある場合、アジェンダと一緒に共有しておくと、参加者が事前準備をしやすくなります。
例：「前回の会議資料添付」「市場調査結果PDFを参照」
・優先順位を考慮する
議題に優先順位をつけ、重要度が高い議題から進行するようにすることで、会議時間の効率化につながります。
・目的外の議題を含めない
会議の目的に沿わない話題は、アジェンダに含めないようにしましょう。話が逸れないように管理するためです。
・配布タイミングに注意する
アジェンダは、少なくとも会議の1日前には配布し、参加者が準備する時間を確保できるようにします。
アジェンダ作成例
1.会議名：新製品開発会議
日時：2024年11月10日（火）10:00〜11:00
場所：オンライン会議（Zoom）
目的：開発状況の共有と今後のスケジュール確認
新製品開発の進捗報告（担当者：A部長）10分
市場調査結果の共有（担当者：マーケティングチーム）15分
販売戦略の検討（担当者：B部長）20分
質疑応答と次回の課題整理（全員参加）10分
2.定例会議のアジェンダ例
会議名：営業チーム定例会議
日時：2024年11月15日（水）9:00～10:00
場所：第1会議室
目的：今週の売上状況と課題確認、来週の目標設定
売上実績報告（担当者：営業部長）15分
新規案件の進捗状況共有（担当者：各エリア担当）20分
今週の課題と対策（担当者：チームリーダー）10分
来週の目標と行動計画の確認（全員参加）10分
質疑応答（全員）5分
3. プロジェクト進捗確認会議のアジェンダ例
会議名：プロジェクト進捗確認会議（新システム導入プロジェクト）
日時：2024年11月20日（月）14:00～15:30
場所：オンライン会議（Teams）
目的：新システム導入の進捗確認と次フェーズへの課題整理
オープニングと目的確認（担当者：プロジェクトマネージャー）5分
現在の進捗報告
開発進捗（担当者：開発チームリーダー）15分
テスト状況（担当者：テストチームリーダー）10分
課題とリスクの報告
技術的課題（担当者：技術部）10分
スケジュールリスク（担当者：PMO）10分
次フェーズの計画と準備状況（担当者：全チームリーダー）20分
質疑応答と次回の確認事項（全員参加）10分
4. マーケティング戦略会議のアジェンダ例
会議名：2024年新商品マーケティング戦略会議
日時：2024年11月22日（金）13:00～15:00
場所：第2会議室
目的：新商品の販売戦略策定とキャンペーン案の検討
開会の挨拶と会議目的の確認（担当者：マーケティング部長）5分
新商品の市場分析結果報告（担当者：リサーチチーム）20分
ターゲット層のペルソナ確認と共有（担当者：商品企画チーム）15分
販売チャネル戦略の検討（担当者：営業部）20分
プロモーションキャンペーン案の発表と意見交換（担当者：広告チーム）30分
次回までのアクション項目と担当者確認（全員参加）10分
質疑応答・クロージング（全員）10分