休みの連絡をメールで伝えることは、働く上で避けて通れない場面です。
伝え方ひとつで相手に与える印象が変わるため、しっかりとした表現を使いたいものです。
この記事では、休みを連絡する際のポイントと実際に使える文例を10個ご紹介します。
簡単でわかりやすい例文を用意しているので、ぜひ参考にしてみてください。
休みの連絡メールの基本ポイント
休みの連絡メールを書く際には、基本的なポイントを押さえることが大切です。
特に相手にとってわかりやすく、誠実な印象を与えることが重要です。
休みの連絡メールを書くときに注意したい点について説明します。
- 用件を簡潔に伝える：休みを取る理由と日付を明確に記載します。
- タイミングに注意する：できるだけ早めに連絡し、相手が対応できる余裕を持たせましょう。
- 感謝と謝罪の言葉を入れる：急な連絡や負担をかけることに対して、感謝と謝罪の気持ちを伝えましょう。
休みの連絡メールの構成
次に、休みの連絡メールの具体的な構成について説明します。
一般的な休みの連絡メールは、以下の要素で構成されます。
- 件名：件名には、休みの連絡であることを明確に示します。
- 挨拶：メールの冒頭では、簡単な挨拶を入れます。
- 休みの理由と期間：休む理由とその期間を簡潔に伝えます。
- 業務引き継ぎについて：可能であれば、休む期間中の業務引き継ぎについても触れます。
- 感謝と謝罪：最後に感謝と謝罪の言葉で締めくくります。
具体的な休み連絡メールの文例10選
以下に、具体的な休み連絡メールの文例を10個ご紹介します。
状況に応じて使える例文を用意しているので、自分に合ったものを選んでください。
文例1：体調不良による休みの連絡
件名：本日の休みのご連絡
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
本日、体調不良のため休みをいただきたく、ご連絡いたしました。急な連絡でご迷惑をおかけし申し訳ございません。
体調が回復次第、速やかに復帰いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。
文例2：家族の事情による休みの連絡
件名：休暇取得のお願い
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
急ではありますが、家族の事情により明日1日休暇をいただきたく存じます。ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
休暇中の対応が必要な件については、○○さんにお願いしております。 よろしくお願いいたします。
文例3：有給休暇の取得連絡
件名：有給休暇取得のご連絡
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
来週○日に有給休暇を取得したく、ご連絡申し上げます。 業務に影響が出ないよう、事前に対応を進めております。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
文例4：急な体調不良による当日休みの連絡
件名：急な休みのご連絡
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
本日朝から体調が優れず、誠に勝手ながら本日1日お休みをいただきたく思います。 急なご連絡となり、申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
文例5：通院のための休みの連絡
件名：通院による休みのご連絡
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
明日、通院のため半日お休みをいただきたくご連絡いたしました。 午後からは出社予定ですので、何卒よろしくお願いいたします。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
文例6：家庭の事情による休みの連絡（事前連絡）
件名：家庭の事情による休暇取得のお願い
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
来週○日に家庭の事情で休みをいただきたく、事前にご連絡いたします。 お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
文例7：子供の体調不良による休みの連絡
件名：子供の体調不良による休みのお願い
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
本日、子供が体調不良のため、看病のために休みをいただきたくご連絡いたしました。 急なお願いで申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
文例8：忌引きによる休みの連絡
件名：忌引き休暇取得のご連絡
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
このたび、不幸があり忌引き休暇をいただきたく存じます。 ○日から○日まで休みをいただきますが、何かございましたらメールにてご連絡いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
文例9：結婚式出席のための休みの連絡
件名：結婚式出席による休みのお願い
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
来月○日に友人の結婚式に出席するため、休みをいただきたくご連絡いたしました。 業務に支障がないよう、事前に対応いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
文例10：休みの前に業務引き継ぎをお願いする連絡
件名：休暇前の業務引き継ぎのお願い
お疲れ様です。 ○○部の△△です。
来週○日に休みをいただく予定です。そのため、○○の件については△△さんに引き継ぎをお願いしております。 お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
休みの連絡メールで気をつけるべきこと
休みの連絡メールを送る際には、相手への配慮を忘れないことが大切です。
急な連絡になることもあるため、感謝と謝罪の気持ちをしっかりと伝えることが、信頼関係を保つためには重要です。
また、引き継ぎが必要な業務については、あらかじめ準備し、他のメンバーに迷惑をかけないようにしましょう。
まとめ
休みの連絡メールは、相手に対してできるだけわかりやすく、誠実に伝えることが大切です。
文例を参考にしながら、自分の状況に合った表現を選んでみてください。
ぜひ活用して、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。