今回は、Excelで作成した下記のようなリストから「重複しているデータ」、「重複していないデータ」、「未使用のデータ」を抽出する方法について解説します。
社員番号「1001」～「1006」は、2つ使用して重複が発生しています。
社員番号「1007」～「1014」は、1つのみの使用で、重複はありません。
社員番号「1015」以降の番号は、使用していません。
Excelでデータに重複チェックする方法「1. 条件付き書式を使って重複データを強調表示する方法」
重複するデータを条件付き書式を使って抽出します。
まず、重複チェックしたいセル範囲を選択します。ここでは、社員番号の列を選択します。
①「ホーム」タブをクリックします。
②「条件付き書式」のメニューをクリックし、
③「セルの強調表示ルール」を選択し、
④「重複する値」をクリックします。
書式の色を設定して「OK」をクリックします。
書式は、複数の中から選択可能で、ユーザ自身で書式を選択することも可能です。
重複があるデータが色付けされました。
補足ですが、重複ではなく一意（ユニーク）なデータを抽出したい場合は、ドロップダウンメニューから「一意」を選ぶことで可能です。
下記の場合は、緑色の部分が一意なデータです。
Excelでデータに重複チェックする方法「2.ピボットテーブルを使って重複データを確認する方法」
ピボットテーブルを使うことで、データの数をカウントしながら重複データを確認できます。
重複を調べたいデータ範囲を選択します。
リボンの１．「挿入」タブから２．「ピボットテーブル」をクリックします。
3.「テーブルまたは範囲から」をクリックします。
テーブルの範囲は、すでに選択されている「$B$2:$C$22」が選択されています。
ピボットテーブルを配置する場所には、「新規ワークシート」を選択して、OKをクリックします。
ピポットテーブルが配置されます。
右側の社員にチェックし、「行」にドラッグします。
行に「社員番号」がドラッグした画像です。
続いて、再度「社員番号」を「値」にドラッグします。
「値」にドラッグされた社員番号は、「合計／社員番号」となっています。
重複を知りたいため、「合計」から「個数」に変更します。
「ｖ」をクリックし、「値フィールドの設定」をクリックします。
「値フィールドの集計」から「個数」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。
ピポットテーブルが更新されます。
重複があるものは、１以上の値として集計されます。
Excelでデータに重複チェックする方法「3.関数を使って重複データを抽出する方法」
COUNTIF関数を使って、重複を検出できます。
重複を検出したい範囲に次のようなCOUNTIF関数を入力します
=COUNTIF(C$3:C$22, C3)
入力した関数をD23までコピーします。
関数の結果が「2以上」の行が重複しているデータになります。
まとめ
今回は、Excelで重複チェックする方法についての解説でした。