ビジネスシーンでは、やむを得ない事情により「予定していた時間を変更したい」とお願いしなければならない場面が少なくありません。しかし、時間変更は相手の予定を崩してしまう行為でもあるため、伝え方を誤ると「配慮が足りない」「自己都合だ」と悪印象を与えてしまうことがあります。
特にメールでの連絡は表情や声のトーンが伝わらない分、言葉選びが非常に重要です。本記事では、時間変更をお願いする際のお詫びメールについて、基本マナーから書き方のポイント、シーン別の例文までをわかりやすく解説します。適切な表現を身につけ、相手に配慮の伝わるメールを書けるようにしましょう。
時間変更をお願いするメールでお詫びが重要な理由
時間変更の依頼は、相手のスケジュールに直接影響を与えます。たとえ正当な理由があったとしても、相手からすれば「本来予定していた時間が使えなくなった」という事実は変わりません。そのため、まずは迷惑をかけることへのお詫びを明確に伝える必要があります。
お詫びを省略したり軽く扱ったりすると、「一方的」「配慮不足」と受け取られる可能性があります。逆に、きちんと謝意を示すことで、相手も事情を理解しやすくなり、変更を受け入れてもらえる可能性が高まります。
時間変更のお詫びメールに必ず入れるべき基本要素
時間変更をお願いするメールには、最低限押さえておくべき要素があります。これらを意識するだけで、丁寧で誠実な印象の文章になります。
まず必要なのは、最初にお詫びの言葉を述べることです。次に、時間変更が必要になった理由を簡潔に伝えます。その後、変更をお願いしたい具体的な日時を提示し、相手の都合を優先する姿勢を示します。最後に、改めてお詫びと感謝の言葉を添えることで、全体がまとまったメールになります。
お詫び表現の正しい言い回し
お詫びの表現は、強すぎても弱すぎても適切ではありません。ビジネスメールでは、状況に応じた言い回しを選ぶことが大切です。
一般的には「大変恐れ入りますが」「誠に申し訳ございません」「ご迷惑をおかけし申し訳ありません」といった表現がよく使われます。軽い変更であっても「恐れ入りますが」を添えることで、丁寧な印象になります。一方、直前の変更や相手に負担をかける場合は、「誠に申し訳ございません」と、より謝意の強い表現が適しています。
時間変更をお願いする際のメール例文（基本）
ここでは、最も基本的な時間変更のお詫びメール例文を紹介します。
例文：
本日はお世話になっております。
〇〇株式会社の△△でございます。
さて、誠に恐れ入りますが、〇月〇日〇時より予定しておりました打ち合わせにつきまして、都合により時間の変更をお願いできませんでしょうか。
こちらの都合でご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
可能でしたら、〇月〇日〇時以降、もしくは別のお時間でご調整いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
直前の時間変更をお願いする場合の例文
予定変更が直前になってしまった場合は、より丁寧なお詫びが必要です。
例文：
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
本日〇時より予定しておりました件につきまして、急な事情により時間変更をお願いせざるを得ない状況となりました。
突然のお願いでご迷惑をおかけし、心よりお詫び申し上げます。
もし可能でしたら、〇時以降、または別日でご都合のよろしいお時間をお知らせいただけますでしょうか。
社内向けと社外向けでの書き分けポイント
社内向けのメールでは、ある程度簡潔でも問題ありませんが、それでもお詫びの姿勢は欠かせません。一方、社外向けの場合は、敬語やクッション言葉を多めに使い、より丁寧な表現を心がけます。
社内向けでは「恐れ入りますが時間を変更させてください」といった表現でも通じますが、社外向けでは「誠に恐れ入りますが、時間の変更をご相談させていただけますでしょうか」と、ワンクッション置いた表現が望ましいでしょう。
時間変更のお詫びメールで避けたいNG表現
時間変更のメールでは、避けるべき表現もあります。
たとえば「急で申し訳ありませんが、変更してください」といった命令口調や、「仕方がないので変更します」といった自己都合を強調する言い回しはNGです。また、理由を長々と説明しすぎると、言い訳がましく見えてしまいます。必要な情報だけを簡潔に伝えることが大切です。
相手に配慮が伝わる一文を添えるコツ
時間変更のお願いでは、相手を気遣う一文を添えることで印象が大きく変わります。
「ご都合が合わない場合は、どうぞご遠慮なくお知らせください」「可能な範囲でご調整いただければ幸いです」といった表現を入れることで、相手の立場を尊重している姿勢が伝わります。
まとめ
時間変更をお願いする際のお詫びメールは、単なる連絡ではなく、相手への配慮と誠意を伝える重要なコミュニケーションです。
お詫びの言葉を最初に述べ、理由は簡潔に、具体的な代替案を提示し、相手の都合を優先する姿勢を示すことがポイントになります。
適切な表現を使うことで、やむを得ない時間変更であっても、相手に不快感を与えず、円滑な関係を維持することができます。ぜひ本記事の例文やポイントを参考に、状況に合った丁寧なメールを心がけてください。