ビジネスシーンでよく使われる表現の一つに「追ってご連絡します」があります。一見すると丁寧で便利な言葉ですが、使い方を誤ると「いつ連絡が来るのかわからない」「責任を先延ばしにしている」といった不信感を与えてしまうこともあります。この表現は本来どのような意味を持ち、どんな場面で使うのが適切なのでしょうか。本記事では、「追ってご連絡します」の本来の意味を軸に、正しい使い方や注意点、ビジネスで信頼を損なわないためのポイントについて詳しく解説します。
「追ってご連絡します」の基本的な意味
「追ってご連絡します」とは、「現時点では結論や詳細を伝えられないが、準備が整い次第、改めて連絡する」という意味を持つ表現です。「追って」という言葉には、「後ほど」「後日あらためて」というニュアンスが含まれており、即時対応ではなく、一定の時間を要することを相手に伝える役割があります。
この表現の本質は、単なる先送りではなく、「現在進行中の作業や確認があり、確定次第、必ず連絡する」という約束を含んでいる点にあります。そのため、本来は責任を伴う言葉であり、使った以上は連絡を行う前提で用いられるものです。
「追って」という言葉が持つニュアンス
「追って」は日常会話ではあまり使われず、主にビジネス文書や公的なやり取りで用いられます。そのため、やや改まった印象を与える一方で、具体的な時期を示さない曖昧さも併せ持っています。
この曖昧さは便利である反面、相手によっては「いつまで待てばよいのか分からない」と感じさせる原因になります。つまり、「追って」という言葉は、相手との信頼関係や状況を踏まえて使う必要がある表現だと言えるでしょう。
「後ほどご連絡します」との違い
「追ってご連絡します」と似た表現に「後ほどご連絡します」がありますが、両者には微妙な違いがあります。
「後ほど」は比較的近い時間、当日中や数時間後を想定することが多いのに対し、「追って」はもう少し長いスパンを含む表現です。数日後や、場合によっては一週間程度先になる可能性も含んでいます。
そのため、短時間で対応できる場合に「追ってご連絡します」を使うと、かえって大げさに感じられることもあります。状況に応じて、言葉を使い分ける意識が重要です。
ビジネスシーンで使われる理由
「追ってご連絡します」がビジネスで多用される理由は、即答できない状況が頻繁に発生するからです。上司への確認、社内調整、資料作成など、すぐに答えを出せない場面は少なくありません。
そのようなとき、この表現を使うことで「無視しているわけではない」「対応中である」という意思を相手に伝えることができます。つまり、相手を不安にさせないためのクッション言葉としての役割を果たしているのです。
誤解されやすい使い方
問題となりやすいのは、「追ってご連絡します」と言ったまま、その後の連絡がないケースです。この場合、相手は「忘れられている」「対応する気がない」と感じてしまいます。
本来、この言葉は連絡を約束する表現であるため、使った時点で責任が発生します。もし連絡が遅れる場合や、結論が出ない場合であっても、途中経過を伝えることが望ましい対応です。
「追ってご連絡します」を使う際の注意点
この表現を使う際には、できる限り目安となる時期を添えることが重要です。例えば、「来週中に」「明日中に」など、具体性を持たせるだけで、相手の安心感は大きく変わります。
また、相手が急いでいる状況では、この表現自体が不適切な場合もあります。その場合は、対応可能な範囲や制限を正直に伝える方が、結果として信頼を得やすくなります。
信頼を高める使い方のポイント
「追ってご連絡します」を信頼ある表現として使うためには、次の二点が重要です。一つ目は、必ずフォローを行うこと。二つ目は、必要に応じて途中報告を入れることです。
これらを意識するだけで、この言葉は「便利だが曖昧な表現」から「責任感のある丁寧な表現」へと変わります。言葉そのものではなく、使い方が評価を左右する点を理解しておく必要があります。
メールと口頭での印象の違い
メールで「追ってご連絡します」と書かれた場合、相手は文字情報だけで判断するため、曖昧さを強く感じやすくなります。一方、口頭であれば声のトーンや表情から、誠実さが伝わる場合もあります。
そのため、メールで使用する際は、補足説明や具体的な時期を添える工夫がより重要になります。文章だけで完結するコミュニケーションほど、配慮が求められるのです。
相手の立場を考えた表現選び
「追ってご連絡します」を使うかどうかは、相手の立場や状況によって判断する必要があります。取引先や顧客に対して使う場合は、特に慎重さが求められます。
相手が結果を待っている状況では、この言葉が不安を煽る可能性もあります。その場合は、「現在確認中です」「〇日までに必ずご連絡します」といった、より具体的な表現を選ぶ方が適切です。
「追ってご連絡します」が持つ本来の価値
本来の「追ってご連絡します」は、相手との信頼関係を前提とした、誠実な約束の言葉です。決して便利な逃げ道として使う表現ではありません。
この言葉が持つ価値は、「今は答えられないが、責任をもって対応する」という姿勢を示す点にあります。その姿勢が伴ってこそ、初めてこの表現は生きた言葉になります。
まとめ
「追ってご連絡します」の本来の意味は、「後日あらためて必ず連絡する」という約束を含んだ表現です。曖昧で便利な言葉に見える一方で、使い方を誤ると不信感を招くリスクもあります。
この表現を使う際は、具体的な時期を示す、途中経過を伝える、必ずフォローする、といった基本的な配慮が欠かせません。言葉そのものではなく、その後の行動こそが評価されるという点を意識し、「追ってご連絡します」を信頼される表現として正しく活用していきましょう。