アルバイトやパートをしていると、突然シフトの依頼を受けることがあります。
しかし、体調不良や家庭の都合、学業、予定が重なってしまうなど、どうしてもシフトを断らざるを得ないこともあるでしょう。
とはいえ、断り方を間違えると「協調性がない」「融通が利かない」と思われてしまうこともあります。
この記事では、シフトを断る時に使える例文を状況別に紹介し、上手に断るためのポイントを解説します。
相手に不快な印象を与えず、自分の事情をきちんと伝える方法を学んでいきましょう。
シフトを断るときに大切な心構え
シフトを断る際に一番大切なのは「誠意」と「タイミング」です。
理由をはっきり伝えることはもちろん、可能であれば代替案を示すと信頼関係を損なわずに済みます。
- できるだけ早く連絡する
- 正直かつ簡潔に理由を伝える
- 相手への感謝を忘れない
- 別の日に協力できる姿勢を見せる
この4つを意識すれば、断る場面でも誠実さが伝わり、円満な人間関係を保つことができます。
体調不良でシフトを断る例文
体調不良は誰にでも起こりうる正当な理由です。
ただし「体調が悪い」という曖昧な表現ではなく、分かりやすく伝えることが大切です。
例文1
「お疲れさまです。本日、体調がすぐれず、医師から安静にするように言われました。大変申し訳ありませんが、本日のシフトをお休みさせていただけますでしょうか。」
例文2
「昨日から熱が続いており、勤務が難しい状態です。急なお願いでご迷惑をおかけしますが、本日のシフトをお休みさせてください。」
誠実に伝えることで、無理をして悪化させるよりも信頼されます。
学業や試験を理由にシフトを断る例文
学生の場合、学業や試験を理由に断ることは理解されやすいです。
例文1
「お世話になっております。来週お願いされていたシフトですが、大学の試験と重なってしまい、勤務が難しい状況です。大変申し訳ありません。」
例文2
「〇月〇日は資格試験の日と重なっており、出勤ができません。試験が終わった翌週以降であれば積極的にシフトに入ります。」
学業を優先する姿勢を伝えることで、無責任に感じさせずに断ることができます。
家庭や私用の都合でシフトを断る例文
家庭の事情やどうしても外せない予定がある場合も、柔らかい表現で伝えると良いでしょう。
例文1
「ご依頼いただきありがとうございます。申し訳ありませんが、〇日は家の用事があり勤務ができません。別の日でしたらシフトに入ることが可能です。」
例文2
「その日はどうしても外せない予定が入っておりまして、勤務ができません。次回のシフトではぜひ協力させていただきます。」
理由を細かく説明する必要はありません。「家庭の事情」「外せない予定」という程度で十分です。
長期的にシフトを減らしたい場合の断り方
「今後は学業や家庭の事情でシフトを少なくしたい」という場合は、誠実に相談することが大切です。
例文1
「最近、学校の課題が増えており、これまでのように多くシフトに入ることが難しくなってきました。今後は週に2日ほどの勤務に調整していただけると助かります。」
例文2
「家庭の事情により、今までの勤務日数を続けるのが難しくなりました。しばらくはシフトを減らしていただきたいのですが、ご調整いただけますでしょうか。」
相手に理解を求める形で伝えると、トラブルになりにくいです。
急なシフト変更を断る例文
急に「明日入れない？」と頼まれることもあります。難しい場合はきっぱり断りつつ、感謝を添えましょう。
例文1
「お声かけいただきありがとうございます。ですが、明日はすでに予定があり、勤務ができません。せっかく声をかけていただいたのに申し訳ありません。」
例文2
「ご連絡ありがとうございます。残念ながら、急な予定が入っていて対応できません。次回のシフトではできるだけ協力いたします。」
断る際も「声をかけてくれたことへの感謝」を表現すると、関係が円滑に保てます。
どうしても言いづらい時の工夫
断ること自体に罪悪感を持つ人も多いですが、働きすぎて体を壊しては本末転倒です。
言いづらいときは次の工夫を取り入れましょう。
- LINEやメールで丁寧に文章を送る
- 断る理由をシンプルに伝える
- 別日での協力を提案する
- 「いつもありがとうございます」を添える
相手への配慮を言葉にするだけで、断りやすくなります。
シフトを断るときのNG例
逆に、言い方を誤ると相手に悪印象を与えてしまいます。
- 「めんどくさいので休みます」
- 「別に入らなくてもいいですよね？」
- 「その日は遊びたいので無理です」
理由が正当であっても、表現が軽いとトラブルの原因になります。断るときは常に丁寧さを意識しましょう。
まとめ
シフトを断ることは決して悪いことではありません。
大切なのは「早めの連絡」「誠意ある態度」「感謝の言葉」です。
状況に合わせて丁寧に伝えることで、相手に理解してもらいやすくなります。
この記事で紹介した例文を参考に、自分の事情を無理なく伝えながら、職場の人間関係も大切にしていきましょう。