休日に急な出勤を依頼されることは、誰にでも起こり得ることです。
しかし、家庭の予定や体調の都合などで「どうしても出勤できない」場合もあります。
そんなとき、断り方を間違えると「協調性がない」と思われたり、人間関係がぎくしゃくしたりすることもあります。
本記事では、休日出勤を角を立てずに断るための例文や伝え方のポイントを紹介します。
メール・口頭どちらにも使えるフレーズを交えて、ビジネスで役立つ実践的な内容をまとめました。
休日出勤を断るときに大切な心構え
休日出勤を断る場合、「無理です」だけで済ませるのは印象が悪くなります。
ビジネスの場面では以下の3つを意識しましょう。
- 理由を簡潔に伝える
家庭の予定や体調不良など、やむを得ない事情を短く伝えます。 - 感謝やお詫びの気持ちを添える
「お声がけいただきありがとうございます」「ご期待に添えず申し訳ありません」といった一言を入れると柔らかい印象になります。 - 代替案や協力姿勢を見せる
「翌平日に対応します」「他のメンバーに引き継ぎます」といった前向きな姿勢を示すと信頼を損ねにくくなります。
休日出勤を断る例文（メール編）
メールで断る場合は、簡潔さと丁寧さを意識しましょう。
例文1：家庭の予定がある場合
「お声がけいただきありがとうございます。
あいにくその日は家族の予定が入っており、出勤が難しい状況です。
ご期待に添えず申し訳ありませんが、翌営業日に優先して対応いたします。」
例文2：体調不良の場合
「休日出勤についてご連絡ありがとうございます。
申し訳ございませんが、体調を崩しており、出勤が難しい状況です。
ご迷惑をおかけいたしますが、復帰後に速やかに対応させていただきます。」
例文3：事前に予定が決まっている場合
「休日出勤のご依頼ありがとうございます。
その日は以前から外せない予定が入っており、どうしても出勤が難しい状況です。
大変心苦しいのですが、代替として翌日対応させていただければ幸いです。」
休日出勤を断る例文（口頭編）
口頭で断る場合は、表情と声のトーンも大切です。相手に誠実さを伝えることを意識しましょう。
例文4：家庭の事情を理由にする場合
「お声がけいただきありがとうございます。
ただ、その日は家族との予定がありまして、どうしても出勤が難しいのです。
翌日に必ず対応いたしますので、ご了承いただければ幸いです。」
例文5：体調不良を理由にする場合
「ご依頼ありがとうございます。
申し訳ありませんが、体調が優れず、休日出勤は難しい状況です。
休養して万全に整え、次回の業務でしっかり貢献させていただきます。」
NGな断り方
以下のような断り方は、信頼を損ねる原因になります。
- 感情的に拒否する：「なんで自分だけ休日に働かなければならないんですか？」
- 曖昧にする：「ちょっと難しいかもしれません」→相手に期待を持たせてしまう。
- 理由を伝えない：「行けません」だけでは不誠実に感じられる。
断る際には、誠意を持って「できない理由」と「代替案」をセットで伝えることが大切です。
相手との関係を良好に保つ工夫
断ったあとも関係を悪化させないために、次の工夫をしましょう。
- 後日フォローする
「先日は休日出勤に対応できず申し訳ありませんでした。ご対応ありがとうございました。」と感謝を伝える。 - 日常業務で積極的に貢献する
平日の業務で成果を出すことで、休日に出られなかったことへのマイナス印象を和らげる。 - 事前に予定を共有しておく
繁忙期など、休日出勤の可能性がある時期には「その週末は外せない予定があります」と早めに伝えておくとトラブルを避けられます。
まとめ
休日出勤を断るのは勇気がいることですが、**「感謝＋理由＋代替案」**を意識すれば、角を立てずに断ることができます。
- メールでは簡潔に、口頭では誠実さを込めて伝える。
- 曖昧さや感情的な表現は避ける。
- 断ったあともフォローを忘れない。
これらを実践することで、職場の信頼関係を維持しながら、自分の大切な時間を守ることができます。