懇親会は仕事の関係を深める大切な場ですが、毎回参加できるわけではありません。体調や家庭の事情、仕事の都合など、参加が難しいケースは誰にでもあります。とはいえ、断り方を誤ると「付き合いが悪い」「協調性がない」といった印象を持たれてしまうこともあります。そこで本記事では、懇親会を断るときに使える丁寧でスマートな例文を紹介します。メールや口頭での伝え方を具体的に示し、相手に失礼にならないポイントも解説します。
懇親会を断るときに大切なマナー
懇親会を断る際に重要なのは、「誠意」と「配慮」です。単に「行けません」と言うのではなく、理由を簡潔に添えることで相手の納得感が高まります。以下の3点を意識すると良いでしょう。
- 感謝を伝える
誘ってくれたことに対する感謝をまず伝えましょう。 - 理由を簡潔に述べる
詳細すぎる説明は不要ですが、相手が納得できる程度には理由を添えるのが丁寧です。 - 代替案や前向きな姿勢を見せる
「また次回お願いします」といった前向きな言葉で締めると、関係性を損なわずに済みます。
体調不良を理由に断る例文
「体調が悪い」という理由は比較的使いやすく、相手も理解しやすいものです。
例文1（メール）
本日はお誘いいただきありがとうございます。
せっかくのお声がけですが、体調がすぐれず参加を控えさせていただきます。
また次回の機会にはぜひ参加させていただきたいと思います。
例文2（口頭）
お誘いありがとうございます。今日は少し体調が優れないので、今回は失礼させていただきます。次回はぜひ参加させていただきたいです。
家庭の事情を理由に断る例文
家庭の事情は誰にでもあるものなので、理解を得やすい理由です。
例文3（メール）
このたびは懇親会にお声がけいただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、家庭の事情により本日は参加できません。
ご盛会をお祈り申し上げます。
例文4（口頭）
お誘いいただきありがとうございます。ただ、今日は家庭の都合がありまして参加が難しい状況です。次回ぜひ参加させていただきます。
仕事の都合を理由に断る例文
繁忙期や納期前など、仕事を理由にするのも一般的です。
例文5（メール）
懇親会のお誘いありがとうございます。
しかしながら、急ぎの業務対応があり、本日は参加できそうにありません。
ご迷惑をおかけしますが、また次の機会にぜひ参加させていただきたいと思います。
例文6（口頭）
お誘いありがとうございます。申し訳ありませんが、今日中に仕上げないといけない業務があるため、今回は参加を見送らせていただきます。
金銭的な理由をやんわり伝える例文
直接「お金がない」と言うのは避けたいですが、表現を工夫すれば角が立ちません。
例文7（メール）
このたびは懇親会にお誘いいただきありがとうございます。
今回は個人的な都合により参加を控えさせていただきます。
また次の機会にはぜひ参加させていただければと思います。
例文8（口頭）
お誘いいただきありがとうございます。今回は都合により参加を控えますが、次回はぜひ参加させていただきます。
※「個人的な都合」という表現に含めることで、金銭的な事情も含めた理由として使えます。
どうしても参加したくない場合の断り方
懇親会自体が苦手な人も少なくありません。その場合は「無理に理由を作る」のではなく、丁寧に断る姿勢が大切です。
例文9（メール）
お誘いありがとうございます。
大変ありがたいお話ですが、今回は都合により参加を控えさせていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
例文10（口頭）
お気遣いありがとうございます。恐縮ですが、今回は都合がつかないため参加できません。次回またお声がけいただけると幸いです。
断ったあとに気を付けたいフォロー
懇親会を断った後も、翌日に「昨日は盛り上がったようですね」などと一言添えると、相手に「本当は参加したかった」という印象を与えられます。フォローをすることで、関係を良好に保つことができます。
まとめ
懇親会を断るときは、相手への感謝を忘れず、簡潔に理由を伝え、次回への前向きな姿勢を見せることが大切です。本記事で紹介した例文は、メールでも口頭でも応用できます。自分の状況に合わせてアレンジすれば、失礼なく断ることができるでしょう。懇親会は大切な交流の場ですが、自分の体調や生活を優先することも同じくらい大切です。無理のない形で関係を築いていきましょう。