ビジネスの場では、依頼やお願いを受けた際に「今は忙しいので対応できません」と断らなければならない場面があります。
しかし、断り方を誤ると「冷たい」「協力的でない」という印象を与えてしまい、人間関係や信頼関係に悪影響を及ぼしかねません。
そこで本記事では、ビジネスシーンで忙しい時に相手を不快にさせず断る方法と、実際に使える例文をご紹介します。やんわりと断る表現から、はっきりとした伝え方まで幅広く解説しますので、ぜひご活用ください。
忙しい時に断る際の基本マナー
ビジネスで依頼を断る場合、以下の3つのマナーを意識すると円滑にやり取りできます。
- 感謝を伝える
「ご依頼ありがとうございます」「お声がけいただき光栄です」といった前置きで、まず相手の気持ちを受け取る姿勢を示しましょう。 - 理由を簡潔に述べる
「現在プロジェクト対応に追われており」など、忙しいことを一言添えるだけで十分です。長々と説明する必要はありません。 - 代替案を示す
「別の日でしたら対応可能です」「同僚をご紹介します」など、相手が前に進める道を残しておくと信頼が保たれます。
やんわり断る例文
やんわりと断りたい時は、「忙しい」という言葉を直接強調せず、相手を立てながら表現するのがポイントです。
- 「せっかくお声がけいただいたのですが、現在スケジュールが立て込んでおりまして、すぐに対応するのが難しい状況です。」
- 「大変ありがたいご依頼なのですが、現在は業務が集中しており、期日内に責任を持って対応できそうにありません。」
- 「非常に興味深いお話なのですが、今は他案件で手一杯のため、今回は見送らせていただきたく存じます。」
これらの言い回しは、相手に否定的な印象を与えにくく、関係を維持しながら断れます。
はっきり断る例文
相手の期待を残すと後でトラブルになる場合は、はっきりと断る必要があります。
- 「申し訳ありませんが、現在の業務状況では新しい案件をお引き受けする余裕がございません。」
- 「ご相談ありがとうございます。ただ、現在はリソースが限界に達しているため、今回はお受けできません。」
- 「せっかくのお話ですが、他の業務で手一杯のため、今期はお手伝いできない状況です。」
はっきり伝えることで、相手も早めに次の対応を検討できます。
代替案を添える断り方の例文
断るだけでなく、相手の助けになる代替案を添えると、信頼を失わずに済みます。
- 「私自身は難しいのですが、同僚の〇〇が対応できるかもしれません。ご紹介いたしましょうか。」
- 「今月は手が回らないのですが、来月以降でしたらお引き受けできます。」
- 「直接の対応はできませんが、資料だけでしたら共有可能です。」
単に「できません」と言うよりも、前向きな印象を与えます。
メールで断る場合の例文
メールでは文章が残るため、丁寧さと簡潔さが特に重要です。
- 「この度はご依頼いただき誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、現在進行中の業務に集中しており、新たにお引き受けする余裕がございません。何卒ご理解いただけますと幸いです。」
- 「ご提案いただき光栄に存じます。ただ、今月はプロジェクト対応に追われており、十分な時間を確保できない状況です。別の機会にぜひ改めてご相談いただければ幸いです。」
定型文に近い形にしておくと、スムーズに返信できます。
電話や対面で断る場合の例文
電話や対面では声のトーンや表情が重要です。冷たくならないよう、柔らかい言葉を添えましょう。
- 「大変ありがたいお話なのですが、今はどうしても業務が立て込んでおりまして…。」
- 「せっかくご相談いただいたのに恐縮ですが、今すぐにお受けできる体制が整っておりません。」
- 「ありがたいご提案ですが、現状では余力がなく、今回は見送らせていただきます。」
誠意を込めて伝えれば、相手も理解しやすくなります。
断る時に避けるべき表現
断る際に避けたいのは、相手を不快にさせる表現です。
- 「忙しいので無理です」 → ぶっきらぼうで冷たい印象を与える。
- 「興味がないです」 → 相手の努力や提案を否定する印象になる。
- 「考える余地もないです」 → 協調性に欠けると受け取られる。
少し工夫して言い換えるだけで、印象は大きく変わります。
忙しい時の断り方まとめ
ビジネスで依頼を断るのは難しいことですが、感謝 → 理由 → 代替案の流れを意識すれば円滑に伝えられます。
- やんわり断る時は「ありがたいが、手が回らない」
- はっきり断る時は「現在の状況では不可能」
- 代替案を添えると「協力的な印象」を残せる
状況に応じて使い分ければ、忙しい時でも相手の信頼を損なわず、良好な関係を保つことができます。