社内で訃報を伝える際は、遺族や関係者への配慮と、社員への正確で迅速な情報共有が求められます。通知文は短い文章でも、言葉遣いや内容の選び方によって印象が大きく変わります。この記事では、社内での訃報通知の目的やマナー、具体的な書き方のポイントを解説し、状況別に使える文例を紹介します。上司や同僚、取引先に関する訃報を社内に知らせる場面で、すぐに参考にできる内容となっています。
目次
社内で訃報通知を行う目的
訃報通知は、会社組織において社員や関係者の逝去を正確かつ迅速に共有するために行います。目的は大きく以下の3つです。
- 情報共有
誰が、いつ、どのような事情で亡くなったのかを正しく伝えることで、社員全員が状況を把握できます。 - 弔意の表明
会社として故人やご遺族への哀悼の意を表す意味があります。通知文そのものが会社の姿勢を示すことにもなります。 - 参列や香典の案内
葬儀や通夜の日程・場所を案内し、社員が適切な対応を取れるようにします。
訃報通知に記載する内容
訃報通知では、以下の情報を漏れなく、かつ簡潔に盛り込みます。
- 故人の氏名と役職（在職時）
- 逝去日
- 死因（遺族の意向により記載しない場合もある）
- 葬儀や通夜の日時・場所
- 喪主の氏名
- 香典や供花に関する注意事項
- 社員の参列に関する案内
特に、遺族の意向を最優先することが重要です。死因や葬儀の詳細については、事前に必ず確認を取ります。
訃報通知のマナーと注意点
訃報通知は繊細な内容を扱うため、文章のトーンや表現に十分配慮します。
- 敬語を用いる
「ご逝去」「ご冥福をお祈り申し上げます」など、正式な弔辞表現を使用します。 - 事実のみを簡潔に
過剰な形容や感情表現は避け、事実と必要な案内のみを記載します。 - 遺族の意向を尊重
死因や参列案内の可否は必ず確認します。 - 誤字脱字は厳禁
名前や日付の誤りは非常に失礼となります。
社内向け訃報通知の文例
1. 一般的な社内通知の文例
各位
○○部 ○○○○様（享年○歳）が、○月○日○時○分にご逝去されました。
ここに謹んでご冥福をお祈り申し上げます。
通夜および葬儀は下記の通り執り行われます。
【通夜】○月○日（○）午後○時～
【葬儀】○月○日（○）午前○時～
【場所】○○斎場（住所：○○県○○市○○）
【喪主】○○○○様（ご長男）
香典・供花につきましては、会社として取りまとめますので、
詳細は総務部までお問い合わせください。
総務部
2. 上司が亡くなった場合の社内通知
各位
弊社○○部長 ○○○○様（享年○歳）が、○月○日にご逝去されました。
生前のご厚情に深く感謝申し上げますとともに、謹んで哀悼の意を表します。
葬儀は下記の通り執り行われます。
【通夜】○月○日（○）午後○時～
【葬儀】○月○日（○）午前○時～
【場所】○○斎場（○○市○○）
【喪主】○○○○様（ご長男）
社員の参列につきましては任意といたしますが、出席される方は服装・マナーにご留意ください。
総務部
3. 同僚が亡くなった場合の社内通知
各位
○○部 ○○○○様（享年○歳）が、病気療養中のところ○月○日にご逝去されました。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。
葬儀の詳細は以下の通りです。
【通夜】○月○日（○）午後○時～
【葬儀】○月○日（○）午前○時～
【場所】○○会館（○○市○○）
【喪主】○○○○様（ご配偶者）
香典は会社で一括してお渡ししますので、希望される方は総務部までご連絡ください。
総務部
4. 取引先関係者の訃報を社内に伝える場合
各位
平素よりお世話になっております○○株式会社 ○○様が、○月○日にご逝去されました。
ここに謹んでご冥福をお祈り申し上げます。
葬儀はご遺族の意向により近親者のみで執り行われます。
弔電や供花を希望される方は、○月○日までに総務部までご連絡ください。
総務部
5. 簡易版の社内訃報通知
各位
○○部 ○○○○様が○月○日にご逝去されました。
ここに謹んで哀悼の意を表します。
葬儀の詳細は総務部までお問い合わせください。
総務部
メールで訃報を社内通知する際のポイント
メールの場合は件名と冒頭文に注意します。
- 件名例：「【訃報】○○部 ○○○○様 ご逝去のお知らせ」
- 本文は簡潔に
- 開封後すぐに内容が分かるレイアウトにする
- CCやBCCは必要最低限に
まとめ
社内の訃報通知は、故人や遺族への敬意と配慮を第一にしつつ、正確で簡潔に情報を伝えることが求められます。形式的な文書であっても、その裏にある「思いやり」が文章から感じられるよう、言葉選びに注意しましょう。文例を押さえておけば、急な対応にも落ち着いて臨むことができます。