Salesforceは世界中の企業で活用されているCRM（顧客関係管理）システムです。
このSalesforceには、日常業務を効率化・自動化するための強力なツールとして「ワークフロールール」と「プロセスビルダー」が用意されています。
見積書の承認、タスクの割り当て、メール通知の送信など、本来手作業で行っていたことを自動で処理できるようになると、ミスの削減やスピードアップが期待できます。
この記事では、ワークフロールールとプロセスビルダーそれぞれの機能や特徴、設定手順、使い分けのポイントまでをわかりやすく解説します。Salesforce初心者の方でもすぐに業務に取り入れられるようになるはずです。
ワークフロールールとは？
ワークフロールール（Workflow Rule）は、Salesforce内のレコードに特定の条件が満たされたときに、定義された自動処理を実行するための仕組みです。
主な機能
- 項目の自動更新
- タスクの自動作成
- メールアラートの送信
- 外部システムへのアウトバウンドメッセージ送信
使用例
たとえば「商談が成立したら担当営業にお礼メールを自動送信」や「リードが一定の条件を満たしたら営業マネージャーに通知」といった使い方が可能です。
ワークフロールールの特徴
- 設定がシンプルで初心者向け
- 実行できるアクションが限られている（条件分岐やレコード作成は不可）
- 一つのルールに複数のアクションを設定できる
プロセスビルダーとは？
プロセスビルダー（Process Builder）は、ワークフロールールよりも複雑で柔軟な条件分岐や処理が行える自動化ツールです。Salesforceの画面上でビジュアルにフローを作成することができ、直感的に設定できます。
主な機能
- レコードの自動作成・更新・削除
- 関連オブジェクトの処理
- 条件分岐と複数パスの定義
- 承認プロセスの開始
- Apexコードの呼び出し（より高度な処理）
使用例
「顧客のステータスが“解約”になったら、アカウントマネージャーに引き継ぎ通知を送り、退会処理タスクを作成する」など、業務フロー全体を自動化できます。
プロセスビルダーの特徴
- ワークフロールールよりも高度な処理が可能
- 視覚的にフローを確認できる
- 処理を条件によって分岐できる
- 過剰な設定をするとパフォーマンスが低下する場合あり
ワークフロールールの設定方法
ステップ1：設定メニューからアクセス
Salesforceの画面右上の「設定」から「ワークフロールール」と検索してアクセスします。
ステップ2：新規ルールの作成
対象オブジェクト（例：商談、リードなど）を選び、「新規ルール」をクリックします。
ステップ3：条件を設定
「条件式に一致する場合のみ実行」を選び、必要な条件を入力します。
ステップ4：アクションを設定
アクションの種類を選び（例：メールアラート）、詳細を入力します。
ステップ5：ルールを有効化
保存後、「ルールを有効化」することで自動化が開始されます。
プロセスビルダーの設定方法
ステップ1：プロセスビルダーへアクセス
設定画面で「プロセスビルダー」と検索してアクセスします。
ステップ2：新規プロセスの作成
プロセスに名前をつけ、どのオブジェクトに対する処理かを選びます。
ステップ3：条件とアクションの設定
処理を開始する条件を設定し、それに応じて実行するアクションを追加します。複雑な条件分岐もここで定義できます。
ステップ4：有効化
すべての設定が完了したら、プロセスを有効化して運用を開始します。
ワークフロールールとプロセスビルダーの使い分け
| 項目 | ワークフロールール | プロセスビルダー |
|---|---|---|
| 設定の簡単さ | ◎（簡単） | △（やや複雑） |
| 条件分岐 | ×（不可） | ◎（可能） |
| レコード作成 | ×（不可） | ◎（可能） |
| 処理の可視化 | × | ◎（ビジュアル表示） |
| 将来の利用推奨度 | △（廃止予定） | △（将来的にフローへ移行） |
現在、Salesforceは「フロー（Flow）」への移行を推奨していますが、既存環境で運用しているワークフロールールやプロセスビルダーは多く、段階的な移行が必要です。
よくあるトラブルとその対策
アクションが実行されない
→ 条件式が正しくない場合があります。フィールド値の確認や数式の検証をしましょう。
プロセスが重複して実行される
→ 同じレコード更新で複数のプロセスが動くと二重実行が起きます。「条件一致のときのみ実行」を明示しましょう。
テスト時はサンドボックス環境で
→ 本番環境でのテストは慎重に。まずはサンドボックスで確認しましょう。
今後の方向性：Flowへの移行
Salesforceは、ワークフロールールとプロセスビルダーの両方を今後非推奨とし、すべての自動化を「フロー（Flow）」に一本化する方針を示しています。
したがって、これから新しく自動化を検討する場合は「Flow」の利用を優先し、既存のルールやビルダーも順次移行していくことが推奨されます。
まとめ
Salesforceで業務を自動化することで、人的ミスの削減、業務効率の向上、顧客対応のスピードアップが実現できます。
ワークフロールールはシンプルな処理に、プロセスビルダーは柔軟で複雑な処理に適していますが、将来的には「Flow」への移行を前提に設計するのがベストです。
まずは身近な業務から小さく自動化を始めて、Salesforceの自動化パワーを最大限活用していきましょう！