Outlookでメールを送っていると、「フォントサイズが小さすぎて読みづらい」「送信した相手にフォントがバラバラと言われた」「標準フォントを変えたいけれど、どこで設定するのかわからない」などの悩みを感じることがあります。
Outlookは高機能なメールソフトですが、フォント設定がやや複雑で、うまく使いこなせていない人も多いです。
本記事では Outlookのフォント設定方法を初心者にもわかりやすく徹底解説 します。
標準フォントの変更、返信・転送時だけフォントを変える方法、HTMLメールとテキストメールの違いなど、仕事のメールが一気に読みやすく、印象も良くなる設定をまとめました。
ビジネスメールを快適にしたい方は、ぜひ参考にしてください。
Outlookのフォント設定を整えることで、次のようなメリットがあります。
フォントが小さい、文字色が薄い、行間が詰まりすぎている――こうした状態のメールは相手に負担を与えます。
適切なフォントサイズやスタイルに変えることで、読みやすいメールになります。
ビジネスメールは印象も大切です。整ったフォントを使うことで「丁寧な人」という印象を与えることができます。
自分自身の画面の読みやすさが変わるため、読むスピードや作業効率が向上します。
特に1日に大量のメールを扱う人ほど効果があります。
標準フォントを設定しておくことで、メールごとにフォントが勝手に変わる…というトラブルを防ぐことができます。
最も基本となる「標準フォントの変更方法」を紹介します。
この操作を行うことで、新規メールのフォントが指定した設定に統一されます。
以上で標準フォントが変更できます。
| 用途 | おすすめフォント | サイズ |
|---|---|---|
| 新規メール | メイリオ、Yu Gothic、Calibri | 10.5～11pt |
| 返信・転送 | 読みやすさ重視。新規と同じフォントで統一 | 10.5pt |
| テキスト形式 | MS ゴシック、メイリオ | 10pt前後 |
ビジネスメールは 読みやすさと統一感 が最も大切です。
Outlookでは、新規メールと返信・転送メールのフォント設定を別々に管理できます。
返信は会話形式で読み進めるため、フォントサイズを少し小さめにすると見やすくなります。
例：
Outlookでは、設定したはずのフォントが突然変わることがあります。
よくある原因と対処法を解説します。
相手がテキスト形式で送ってきたメールに返信すると、フォント設定が反映されません。
対処法：
返信する前にメニューから 「メッセージ形式」→「HTML」 に切り替える。
Microsoft 365 を利用している企業では、管理者がメール形式を制限している場合があります。
対処法：
システム管理者に確認する必要があります。
WebやWordでコピーした文字は、フォント情報も一緒に貼り付けられます。
対処法：
・貼り付け時に「形式を選択して貼り付け」→「プレーンテキスト」を選択
・または、貼り付けた後に「テキストのみ保持」をクリック
「フォント全体は変えなくていいけれど、目が疲れるからサイズだけ大きくしたい」という人も多いです。
Outlookは次の2つの場所でフォントサイズを変えられます。
メール作成画面で、ツールバーから直接変更できます。
操作：
「メッセージ」タブ → フォントグループの「フォントサイズ」アイコン
受信トレイの一覧が小さすぎる場合は次のように変更します。
これでメール一覧が読みやすくなります。
設定をいろいろ触りすぎて「元に戻したい」と感じた時は、次の方法で初期化できます。
初期設定のフォントは Outlook のバージョンによって若干異なりますが、一般的には Calibri（11pt）です。
Mac版 Outlook は Windows版と画面構成が少し異なります。
基本操作はWindowsと同じですが、Mac版の方が画面がシンプルでわかりやすい傾向があります。
フォント設定の自由度は高いですが、ビジネスでは次のポイントを押さえるのが無難です。
これらはどれも視認性が高く、Windows / Mac での見た目の差も少ないです。
・小さすぎると読みづらく
・大きすぎると子供っぽく見える
ので10〜11ptが最も無難です。
ビジネスでは、クセの強いフォントは避けましょう。
相手の環境でうまく表示されない可能性があります。
フォント設定をしても崩れる場合は次の点を確認されると良いです。
テキスト形式ではフォントが反映されません。
相手に存在しないフォントは、別のフォントに置き換えられます。
署名だけ古いフォントで作っているケースが多いです。
「ファイル → オプション → メール → 署名」から調整できます。
Outlookのフォント設定は、メールを快適に読み書きするための重要な要素です。
特に仕事で頻繁にメールを使う人にとって、フォントが見やすいだけでストレスが大幅に軽減されます。
・標準フォントを設定して統一感を持たせる
・返信・転送メール用に別のフォント設定ができる
・受信トレイ表示のフォントも調整可能
・Mac版とも基本操作はほぼ同じ
これらを理解しておくと、Outlookをより快適に使えるようになります。
必要に応じてフォント設定を見直し、自分にとっても相手にとっても読みやすいメール環境を整えてみてください。