Outlookでメールを作成していると、「行間が広すぎて読みづらい」「意図せず改行が詰まってしまう」など、行間に関する悩みを持つ人は多くいます。行間は読みやすさに直結する大切な要素であり、適切に調整できれば、ビジネスメールの印象が大きく改善します。本記事では、Outlookで行間を調整する具体的な方法を、初心者にもわかりやすく丁寧に解説します。Windows版Outlook、Web版Outlook、それぞれの設定方法や注意点もまとめているため、この記事だけで行間に関する悩みをすべて解決できます。
Outlookで行間が思ったように調整できない場合、多くは「制御できていない自動設定」や「HTML形式の仕様」によって起こります。特に以下が主な原因です。
①メール形式がHTMLになっている
HTML形式の場合、段落設定（スペース前・スペース後）が自動で適用されるため、Enterキーを押すたびに余分な行間が挿入されます。見た目は広がったように見えても、実際には段落間のスペースが生じているだけのケースが多いです。
②Shift＋Enterを使わずEnterのみを使っている
Outlookでは「Enter＝段落」「Shift＋Enter＝改行」というルールが適用されます。段落と改行はOutlook上で扱いが異なるため、Enterばかり使うと行間が広くなりがちです。
③Wordの設定が影響している場合
OutlookのエディタはWordと連動しているため、Wordの段落設定がOutlookに引き継がれて行間が広がるケースもあります。
まずはこうした原因を把握することで、後述する設定変更の効果がより理解しやすくなります。
Outlookアプリで行間を調整する最も一般的な操作方法は、メール作成画面で段落設定を変更することです。
新規メールを開いた状態で、本文エリアをクリックします。
上部のリボンメニューから 「書式設定」→「段落」 をクリックします。
段落設定の詳細画面が開き、次の項目を修正できます。
この3つを設定するだけで、行間はほぼ意図した状態になります。
Outlookで行間が広がる原因の多くは、改行の方法が適切でないことです。
✔ 丁寧に段落を分けたい → Enter
✔ 文章内で行を少しだけ変えたい → Shift＋Enter
ビジネスメールでは、Shift＋Enterを適切に使うことで読みやすく、すっきりとしたメールが作れます。
Web版Outlook（Outlook on the Web）では設定画面が異なりますが、行間の調整は可能です。
ブラウザ版Outlookで新規メールを開きます。
編集バーにある 「…（その他）」→「段落オプション」 をクリック。
表示された設定から、
Web版Outlookはバージョンによって表示が異なるため、段落設定がポップアップではなくリボン表示されるケースもあります。
場合によっては、設定を変更しても行間が直らないことがあります。その際は以下の対処法が有効です。
対処法：メール形式を「テキスト形式」に変更して送信
ただし、装飾が消えるため注意が必要です。
Wordやウェブサイトから文章をコピーした場合、余分なHTMLタグが行間調整を妨げます。
対処法：書式をクリアする
以前作成したテンプレートに段落のクセが残っている場合があります。
対処法：テンプレートを新規作成して設定を見直す
OutlookとWordは書式エンジンを共有しているため、Word側で間隔が広い設定になっているとOutlookにも反映されます。
対処法：Wordの段落設定をデフォルトに戻す
行間は、単なる見た目だけでなくメールの読みやすさや伝わり方に直結します。
行間が広すぎたり詰まりすぎていると、読み手はストレスを感じます。適切な行間は、さっと目を通しやすく、理解しやすいメールになります。
余計な空白が多いメールは、「雑な書き方」「見直していない」という印象を与えることがあります。反対に行間が整っているメールは、丁寧で信頼感のある印象を与えます。
読みやすいメールは誤解が生まれにくく、返信や共有がスムーズになります。結果として、コミュニケーション全体の効率が向上します。
Outlookを日常的に使うなら、以下の設定を行っておくことでミスを減らせます。
Outlookのオプションから、既定のスペース前／後を0ptに変更しておくと、毎回の手間が省けます。
職場でOutlookを使っている場合、以下を共有するとトラブルが減ります。
共通テンプレートを使っている場合、行間設定がバラつくとメール全体が見づらくなります。テンプレートは必ず行間と段落設定を統一しましょう。
Outlookの行間調整は、段落設定や改行方法の理解不足によって問題が起こるケースがほとんどです。
特に、Enter＝段落、Shift＋Enter＝改行 の違いを理解するだけで、行間の悩みは大きく改善します。
さらに、段落設定で「スペース前・後を0pt」に変更すれば、ビジネスメールに適したすっきりした見た目になります。
行間は読みやすさや印象を左右する大切な要素です。この記事で紹介した方法を取り入れることによって、Outlookでのメール作成がより快適で、相手に伝わりやすい文章が作れるようになります。