今回は、Outlookでメールの検索方法について解説します。
「通常の検索方法」と詳細に検索できる「高度な検索」と「検索フォルダーを使用した検索」について解説します。
解説するOutlookのバージョンは、「 Microsoft 365 MSO (バージョン 2311 ビルド 16.0.17029.20028) 64 ビット」です。
通常の検索方法は、画面上部の検索欄にキーワードを入れて検索します。
キーワードを入れると入力欄の左側に、検索する対象のメールボックスを選ぶことができます。
「現在のフォルダー」、「現在のメールボックス」、「サブフォルダー」、「すべてのメールボックス」、「すべてのOutlookアイテム」を選択できます。
高度な検索では、検索するフィールドや日時、件名を選択して検索が可能です。
高度な検索は、下記赤枠部分をクリックし
「検索ツール」→ 「高度な検索」をクリックします。
高度な検索の画面です。
メッセージタブの画面では、件名、差出人や宛先を指定して検索できます。
詳細設定タブでは、分類項目を指定したり、開封状況、添付ファイルのありなし、優先度／重要度、フラグを指定して検索可能です。メールにフラグをつけたり、分類されている方には使える機能だと思います。
高度な検索タブでは、フィールドを指定して検索可能です。フィールドはたくさんあります。
よく使うのは日時フィールドではないでしょうか。
ひとつよく使う検索パータンのサンプルとして、送信者の「メールアドレス」と期間から探すパターンです。
メッセージタブで差出人を指定します
「高度な検索」タブでだいたいの日時の範囲を指定します。
「高度な検索」タブで登録できる検索条件は複数可能です。ここでは日付のみです。
検索条件を登録後、検索ボタンをクリックすると、メールが検索されます。
検索フォルダーを使用した検索方法です。
検索フォルダーを使用することで検索条件を保存できるところがよいところです。
作成方法は、検索フォルダーを右クリックし、「新しい検索フォルダー」をクリックします。
画面が表示されます。
検索条件は、表示されている通りです。
私は、一番下にあるカスタムを選び、使う時に検索条件を変更しています。
カスタムを選び、名前を付けて保存します。
続いて検索する時は、カスタムフォルダを右クリックし「検索フォルダーのカスタマイズ」をクリックします。
条件をクリックすると、「高度な検索の画面」が出てきますので、都度条件を指定します。
上記は、使い方のひとつですが、検索フォルダを使用して様々な検索パターンを作れます。
例えば、
・すべてのメールボックスを対象にして、未読メールだけを検索させる。（メールの見逃し防止です。）
・重要などのフラグを立てたメールを検索する。（メールの再確認）
今回は、Outlookのメールの検索方法として、「通常の検索方法」、「高度な検索」、「検索フォルダーを使用した検索」について解説しました。