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効率的な検索!Outlookで3通りのメールの検索方法 「通常」、「高度な検索」、「検索フォルダ」

今回は、Outlookでメールの検索方法について解説します。
「通常の検索方法」と詳細に検索できる「高度な検索」と「検索フォルダーを使用した検索」について解説します。

解説するOutlookのバージョンは、「 Microsoft 365 MSO (バージョン 2311 ビルド 16.0.17029.20028) 64 ビット」です。

Outlookのメール検索方法 「通常」

通常の検索方法は、画面上部の検索欄にキーワードを入れて検索します。

キーワードを入れると入力欄の左側に、検索する対象のメールボックスを選ぶことができます。
「現在のフォルダー」、「現在のメールボックス」、「サブフォルダー」、「すべてのメールボックス」、「すべてのOutlookアイテム」を選択できます。

Outlookのメール検索方法 「高度な検索」

高度な検索では、検索するフィールドや日時、件名を選択して検索が可能です。

高度な検索は、下記赤枠部分をクリックし

「検索ツール」→ 「高度な検索」をクリックします。

高度な検索の画面です。
メッセージタブの画面では、件名、差出人や宛先を指定して検索できます。

詳細設定タブでは、分類項目を指定したり、開封状況、添付ファイルのありなし、優先度/重要度、フラグを指定して検索可能です。メールにフラグをつけたり、分類されている方には使える機能だと思います。

高度な検索タブでは、フィールドを指定して検索可能です。フィールドはたくさんあります。
よく使うのは日時フィールドではないでしょうか。

ひとつよく使う検索パータンのサンプルとして、送信者の「メールアドレス」と期間から探すパターンです。
メッセージタブで差出人を指定します

「高度な検索」タブでだいたいの日時の範囲を指定します。

「高度な検索」タブで登録できる検索条件は複数可能です。ここでは日付のみです。

検索条件を登録後、検索ボタンをクリックすると、メールが検索されます。

Outlookのメール検索方法 「検索フォルダー」

検索フォルダーを使用した検索方法です。
検索フォルダーを使用することで検索条件を保存できるところがよいところです。

作成方法は、検索フォルダーを右クリックし、「新しい検索フォルダー」をクリックします。

画面が表示されます。
検索条件は、表示されている通りです。
私は、一番下にあるカスタムを選び、使う時に検索条件を変更しています。

カスタムを選び、名前を付けて保存します。

続いて検索する時は、カスタムフォルダを右クリックし「検索フォルダーのカスタマイズ」をクリックします。

条件をクリックすると、「高度な検索の画面」が出てきますので、都度条件を指定します。

上記は、使い方のひとつですが、検索フォルダを使用して様々な検索パターンを作れます。

例えば、
・すべてのメールボックスを対象にして、未読メールだけを検索させる。(メールの見逃し防止です。)
・重要などのフラグを立てたメールを検索する。(メールの再確認)

まとめ

今回は、Outlookのメールの検索方法として、「通常の検索方法」、「高度な検索」、「検索フォルダーを使用した検索」について解説しました。

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