日々の業務で複数のExcelファイルを扱っていると、「このデータ、別ファイルにも反映できないかな？」「更新のたびに手作業でコピペしていて非効率…」と感じたことはありませんか？
実は、Excelにはファイル同士を連携させる機能が備わっており、ちょっとした工夫で作業効率が大きく向上します。
この記事では、複数のExcelファイルをスマートに連携させる具体的な方法と、実務で役立つテクニックをわかりやすく解説します。
初心者の方にも取り入れやすい内容になっていますので、ぜひ参考にしてみてください。
Excelでは、他のファイルにあるセルのデータを参照することができます。これを**外部参照（リンク）**と呼びます。
たとえば、ファイル「売上.xlsx」のシート「1月」セルB2を、別ファイル「集計.xlsx」のセルA1に表示したい場合は、以下のような数式を使います。
='[売上.xlsx]1月'!B2
この数式を使うことで、元ファイル「売上.xlsx」のB2セルの値が変わるたびに、「集計.xlsx」のA1セルも自動的に更新されます。
ただし、リンク元のファイルが開かれていないと更新されないこともあるため、定期的にファイルを開いて最新化する必要があります。
ファイル連携には便利な反面、注意点もあります。
複数ファイルを「結合して一覧にまとめたい」といった場合には、Power Queryがとても便利です。
この機能を使えば、毎月送られてくる複数の報告書や売上ファイルなどを、自動で1つの集計表にまとめることが可能になります。
Excelファイルを複数人で管理している場合、OneDriveやSharePointなどのクラウドストレージを使うと連携がスムーズです。
クラウドに保存したExcelファイルは、自動保存・バージョン管理・複数人同時編集に対応しており、リンク切れのリスクも低くなります。
特にMicrosoft 365を利用している企業であれば、Excel OnlineとPower Automateを組み合わせて「ファイルが更新されたら自動通知」「更新された内容を他のファイルに反映」といった仕組みも構築可能です。
複数のファイルで参照を使っていると、「どこを参照しているのか分からなくなってきた」ということもあります。
そこでおすすめなのが名前定義の活用です。
こうすることで、数式がわかりやすくなり、リンク切れ時の修正も簡単になります。
定期的なファイル連携処理が発生する場合は、**マクロ（VBA）**を使って自動化するのも効果的です。
以下のような場面で活躍します。
マクロを組めば、「毎週の手動作業」がワンクリックで終わるようになるので、業務効率が格段に向上します。
複数のExcelファイルを効率よく連携させるには、以下のポイントを押さえることが大切です。
これらの機能やテクニックを使いこなせば、Excelは「単なる表計算ソフト」ではなく「業務の司令塔」に進化します。
ぜひ今回ご紹介した方法を活用して、あなたの業務をもっと効率的に、もっとスマートに進めていきましょう。