仕事やプライベートで「誰がどのタスクを担当しているのか」がすぐにわかると、スケジュール管理がとてもスムーズになります。Googleカレンダーは、予定だけでなく「タスク」機能も使える便利なツールですが、「共有できない」と思われがちです。しかし実は、工夫次第でタスクの共有も可能です。本記事では、Googleカレンダーでタスクを共有する方法や代替手段、チームで使う際の注意点まで詳しく解説します。
Googleカレンダーには、「予定」とは別に「タスク」という項目があります。タスクは、自分のToDoリストとして使用できる簡易的な管理機能で、チェックボックス付きで完了・未完了を管理できるのが特徴です。以下のような場面でよく使われます。
しかし、タスクは原則として「自分専用」であり、Googleカレンダー上で他人と直接共有する機能は用意されていません。ここに少し工夫が必要となります。
Googleカレンダーの標準機能では、「タスク」は他の人と共有することができません。タスクはGoogle ToDoという個人用リストと連携しており、カレンダーに表示はされるものの、他ユーザーとの共有対象にはなりません。
そのため、「他の人とタスクを共有したい」「チームでタスク管理したい」といった場合は、他の方法をとる必要があります。
Googleカレンダーの「予定」機能を使えば、他のユーザーと共有が可能です。
この方法の利点は、共有相手にメール通知が届き、タスクを予定として認識してもらえる点です。また、コメントを入れることも可能で、進捗の共有にも便利です。
Google Keepはメモアプリですが、チェックリスト形式でタスクを作成し、他ユーザーと共有する機能があります。
Keepでは、チェック済み・未完了の管理もでき、共同編集者がタスクを完了させるとその状態も同期されます。
Googleタスクを共有したい場合、外部ツールとの連携も選択肢になります。代表的なのは以下のようなツールです。
こうした外部サービスを使えば、Googleカレンダーと同期しつつ、より詳細なタスク共有が可能になります。
Googleカレンダーを使ったタスク共有には以下のような適したシーンがあります。
ただし、注意点もあります。
共有カレンダーを使えば、よりスムーズなタスク共有が可能になります。
この方法なら、特定のカレンダーを「チームタスク管理用」として使うことができ、視認性も高まります。
スマホでもGoogleカレンダーアプリは使えますが、タスクの管理は「Google ToDo」アプリに分かれています。アプリでも共有はできませんが、Keepや共有カレンダーを活用することで代替可能です。
タスクを「予定化」して通知をONにすれば、スマホでもリマインドが届き、対応漏れを防ぐことができます。
Googleカレンダーの「タスク」自体は共有できませんが、以下のような工夫を使えば実質的なタスク共有は十分に実現できます。
チームでの作業や家庭内の分担をスムーズにするためにも、これらの方法を使って、Googleカレンダーでのタスク共有をぜひ取り入れてみてください。