DFをまとめたいと思ったとき、多くの人が「無料ソフトを探さなきゃ」と思うのではないでしょうか。
確かに、世の中にはPDF結合用のフリーソフトやWebサービスが数多く存在しますが、「会社のPCだからソフトを入れられない」「セキュリティ上、外部サービスにアップロードしたくない」といった事情もありますよね。
実はWindowsには、標準でPDFをまとめるのに活用できる機能が備わっています。追加のソフトをインストールせずに、誰でもすぐに実践できる方法です。この記事では、Windows標準機能を使ってPDFを結合する手順や、実際に使う際の注意点を、人間っぽくわかりやすく解説します。
まず大前提として、Windowsには「Adobe Acrobat」のようなPDF専用の編集ソフトは標準搭載されていません。ではどうやって結合するのかというと、「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンター機能を活用するのです。
この機能はWindows 10以降に標準で入っており、印刷の要領で「PDFに変換」して保存することができます。つまり、複数のPDFを一度に印刷設定へ流し込み、「1つのPDFとして出力」することで、結果的に結合ができるわけです。
「え、そんなことでいいの？」と思うかもしれませんが、これは意外とシンプルで実用的な方法です。追加インストール不要なので、特に仕事用PCで役立ちます。
最初のステップはシンプルです。
・結合したいPDFファイルをすべて同じフォルダにまとめておく
・順番をわかりやすくするため、ファイル名を「01_資料」「02_契約書」など番号を振って整理しておく
ファイル名を工夫するだけで、後で順番を間違える心配が減ります。人によっては「結合したけど順番がバラバラ」という失敗をしがちなので、事前の整理が成功のカギです。
Windowsのエクスプローラーで、まとめたいPDFをすべて選択します（Ctrlキーを押しながらクリックすると複数選択可能）。
選択した状態で右クリックし、「印刷」を選びます。ここで登場するのが 「Microsoft Print to PDF」。通常のプリンターと同じようにリストに表示されているので、これを選びましょう。
すると印刷プレビュー画面が立ち上がり、「すべてのページを1つのファイルにまとめる」という形で出力することが可能です。保存先を指定すれば、新しい結合済みPDFが完成します。
このときに注意したいのが「印刷設定のレイアウト」です。初期設定では「1ページに複数ページを縮小して印刷」などのオプションが入っている場合があります。
・必ず「1ページにつき1枚」で出力する設定にする
・余白や向きを調整して、元のPDFと同じレイアウトで保存されるようにする
ここを疎かにすると「結合はできたけど文字が小さい」「変に余白が入った」などの失敗が起きるので、プレビュー画面でしっかり確認してから保存するのがおすすめです。
結合したPDFは必ず一度開いて、中身を確認しましょう。順番が意図した通りになっているか、ページ抜けや重複がないかをチェックするのが大事です。
特に業務で使う場合、「契約書のページが抜けていた」「重要資料が途中で切れていた」というのは避けたいトラブルです。数十ページあっても、ざっとスクロールして確認するだけで安心感が違います。
実は「印刷機能」以外にも、Windows標準でできる工夫があります。
ここまで紹介してきた方法は「フリーソフトを使わない」ことに意味があります。特にこんな人に向いています。
反対に、大量のPDFを日常的に編集・加工する人には、やはり専用ソフトを導入した方が効率的です。ただ「たまにまとめたい」という程度なら、Windows標準機能で十分です。
Windows標準機能だけでPDFを結合する方法は、知っておくだけで本当に便利です。
たったこれだけで、余計なソフトを入れずにスマートにPDFをまとめられます。ぜひ一度試してみてください。