Wordの「校閲」機能は、文書のチェックや共同作業において非常に役立つ便利なツールです。特に、誤字脱字の修正や文章の変更履歴の記録、他者とのコメントのやり取り、さらには複数バージョンの比較など、文書の完成度を高める機能が多数備わっています。
本記事では、Wordの「校閲」タブにある主要機能の使い方をわかりやすく解説します。初めて校閲機能を使う方から、チームでの文書レビューに活用したい方まで、この記事を読めば一通りの操作がマスターできるようになります。
Wordの校閲機能とは、文書の内容を確認・修正・コメントしながら、他のユーザーとスムーズに共有・編集するための機能群です。
これらを活用することで、誤りの少ないプロフェッショナルな文書作成が可能になります。
まずは校閲の基本、「スペルチェック」と「文法チェック」の使い方から見ていきましょう。
問題のある単語や文法構造があれば、訂正候補が右側に表示され、「変更」や「無視」を選べます。言語設定を日本語または英語に切り替えることで、対象に応じた校正が可能です。
Wordでは文章の一部を選択してコメントを追加することで、他のユーザーとの意見交換ができます。編集作業やレビュー時に便利な機能です。
コメントは最終的に文書から削除できますが、レビュー中は重要な指摘ややり取りの記録として活用できます。
複数人で同じ文書を編集する際に便利なのが、「変更履歴」機能（変更の記録）です。この機能を有効にしておくと、削除・追加・書き換えなどの修正が履歴として残り、誰が何を編集したかがひと目でわかります。
変更された部分は赤い下線や吹き出しで表示され、どこが修正されたか明確に分かります。
「すべて承諾」や「すべて却下」も可能なので、大量の変更にも柔軟に対応できます。
2つのWord文書の違いを確認したいときに便利なのが、「比較」と「結合」機能です。これは、レビュー用の文書と元の文書を突き合わせて差分を自動で検出してくれる機能です。
これにより、誤って上書きするリスクを減らし、変更点を視覚的に確認できます。
Wordの校閲タブには翻訳機能も搭載されています。英語や中国語などに簡単に訳すことが可能で、海外とのやりとりや多言語資料の作成に役立ちます。
Microsoft Translatorを使っているため、インターネット接続が必要ですが、簡単に精度の高い翻訳が得られます。
校閲作業を効率化するためのポイントを紹介します。
Wordの校閲機能を使いこなせば、文章の誤りを減らすだけでなく、複数人での編集もスムーズに進めることができます。
コメントでのやり取りや、変更履歴による修正確認、翻訳や比較機能による多様な活用まで、校閲タブはビジネスでも学習でも強い味方になります。最初はシンプルな機能から使い始めて、少しずつ応用範囲を広げていくのがコツです。
ぜひ、日常の文書作成にWordの校閲機能を取り入れてみてください。文章の品質が一段と高まり、業務効率も向上します。