Outlookのアドレス帳は、ただの連絡先一覧ではありません。うまく使えば、社内外のやりとりをスムーズにし、業務効率を大きく高めることができます。
とはいえ、「登録したはずなのに見つからない」「グループメールがうまく送れない」といった声もよく耳にします。
本記事では、Outlookアドレス帳の基本から便利な応用機能までをわかりやすく解説します。使い方を少し工夫するだけで、日々のメール業務が驚くほど快適になります。
Outlookのアドレス帳は、メールアドレスや名前、電話番号などの連絡先を管理するための機能です。
Office365やExchangeサーバーと連携することで、社内全体の連絡先を一括で管理することも可能です。
基本的な使い方は以下の通りです。
アドレス帳を効率的に使うためには、ただ登録するだけではなく、活用する視点が必要です。
Outlookには複数のアドレス帳が存在します。たとえば、
中でも、自分がよく使う取引先や社内の連絡先は「連絡先」フォルダに登録するのがおすすめです。
登録方法は以下の通りです。
ここに登録しておくと、スマートフォンとの同期も容易で、社外でもすぐに連絡が取れます。
数が増えてくると、「誰が誰だか分からない」「検索しても見つけにくい」といったことが起こりがちです。
そんなとき便利なのが「カテゴリ」機能です。
たとえば、
など、色分けとカテゴリ名を組み合わせておけば、目的の相手をすぐに見つけ出すことができます。
カテゴリを設定するには、
こうしたちょっとした工夫が、あとあと大きな効率アップに繋がります。
複数人に同じメールを頻繁に送る場合、毎回一人ずつ宛先を選ぶのは非効率です。
そこで役立つのが「連絡先グループ」です。
例えば、以下のような使い方ができます。
グループの作成手順は以下の通りです。
作成したグループは、宛先にグループ名を入力するだけでOKです。
Outlookでは、一度送信した宛先が自動で記録され、次回以降は数文字入力するだけで候補が表示されます。これを「オートコンプリートリスト」と呼びます。
便利な一方で、間違ったアドレスや古い情報が残ってしまうこともあるため、定期的な整理が必要です。
削除方法は以下の通りです。
Outlookの設定から一括削除も可能です。
これにより、間違った送信ミスを防ぐことができます。
Outlookの連絡先は、スマートフォンとも同期することで、外出先でも使えるようになります。
特にMicrosoft365アカウントを使っている場合は、iPhoneやAndroidとの連携もスムーズです。
設定方法（例：iPhone）：
これで、Outlookで管理している連絡先がスマホでもそのまま使えます。
万が一のために、連絡先のバックアップを取っておくのも重要です。OutlookではCSV形式でエクスポートできます。
手順：
こうしておけば、PCの故障や乗り換え時も安心です。
Outlookのアドレス帳は、ただの連絡先リストではなく、活用次第で大きな業務効率化を生むツールです。
本記事で紹介した以下のポイントを押さえれば、Outlookでのメール作業がグンと快適になります。
ぜひ、今日からOutlookアドレス帳を見直して、あなたの業務効率を一段と高めてみてください。