Microsoft Outlookは、ビジネスでもプライベートでも多くの人に利用されているメールソフトです。しかし、基本的な機能しか使っていないと、無駄な作業が増え、業務効率が下がってしまうこともあります。
そこで今回は、Outlookをもっと便利に活用できる小技を10個紹介します。メールの整理、検索の効率化、時短テクニック、便利なショートカットキーなど、知っておくと仕事がグッと楽になるものばかりです。
今日から使えるOutlookの便利機能をマスターして、業務効率を向上させましょう！
毎日大量のメールが届くと、重要なメールを見逃したり、整理に時間がかかります。Outlookの「ルール機能」を活用すれば、特定の送信者や件名を自動的にフォルダへ振り分けることができます。
設定方法:
これを使えば、不要なメールの整理にかかる時間を大幅に短縮できます。
毎回同じ作業をしているなら、「クイック操作」を活用すると便利です。例えば、「既読にしてフォルダへ移動」「返信テンプレートを適用」などをワンクリックで実行できます。
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これにより、繰り返し行う作業の時間を削減できます。
重要なフォルダを一目で識別できるように、フォルダに色をつけると、メール管理がしやすくなります。
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これで、重要なメールをすぐに見つけられるようになります。
大事なメールをすぐに開けるように、「ピン留め」機能を活用すると便利です。
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ピン留めしたメールは、常にリストの上部に表示されるので、すぐにアクセスできます。
特定の条件に合うメールを瞬時に見つける「検索フォルダ」機能を使うと、いちいち検索をかける手間がなくなります。
設定方法:
これで、必要なメールを瞬時に見つけることができます。
同じ内容のメールを何度も送る場合、テンプレートを用意しておくと便利です。
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定型文を毎回入力する手間を省けます。
Outlookには多くのショートカットキーが用意されています。いくつか覚えておくと、操作がぐっと早くなります。
よく使う操作はショートカットキーで素早く実行しましょう。
メールを送る時間を指定できる「送信予約」機能を使えば、相手の都合に合わせたメール配信が可能です。
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相手が出社する時間帯に合わせて送信できるので、読まれやすくなります。
間違えて送ったメールを取り消すことができる「送信取り消し」機能は、ミスを防ぐために重要です。
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ただし、相手がすでにメールを開いている場合は取り消せないので注意しましょう。
Outlookのメールを「Microsoft To Do」と連携すると、タスク管理がスムーズになります。
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タスクを忘れずに管理できるので、仕事の効率がアップします。
Outlookには、知らないと損する便利な小技がたくさんあります。
今回紹介した10のテクニックを活用することで、メールの整理や業務効率を大幅に向上させることができます。
ぜひ、日々の仕事に取り入れて、Outlookをより便利に活用してみてください！