Flat lay of business agenda
Excelの「プルダウン」（ドロップダウンリスト）機能は、入力を効率化し、ミスを防ぐ便利な機能です。特定の選択肢をあらかじめ設定しておけば、ユーザーはセルをクリックして選ぶだけで入力が可能になります。
業務でのデータ入力、アンケートフォームの作成、在庫管理表や勤怠管理表など、さまざまな場面で役立ちます。本記事では、Excel初心者でもわかるように、プルダウンの基本的な作り方から応用的な使い方、トラブル解決方法まで、画像イメージを思い浮かべられるように詳しく解説します。今日から実践できるプルダウン活用術を身につけましょう。
Excelのプルダウンは、セルをクリックした際に選択肢が一覧表示され、その中から入力内容を選べる機能です。正式名称は「ドロップダウンリスト」で、Excelの「データの入力規則」という機能を使って設定します。
この機能を使うと、ユーザーが自由に入力するのではなく、あらかじめ指定した項目の中からしか選べなくなります。そのため、入力ミスを防ぎ、データを統一した形式で集めることができます。特に、社内共有の表やアンケートの集計表など、入力者が複数いる場合に効果的です。
東京,大阪,名古屋これで、セルをクリックすると右側に▼マークが表示され、リストから選択できるようになります。
プルダウンの元データを別シートに用意すると、管理が楽になります。例えば「設定」シートに選択肢を一覧で入力し、その範囲を名前定義して使う方法です。
手順
=都市リスト と入力して[OK]この方法なら、選択肢を追加・削除しても自動的にプルダウンに反映されます。
Excelでは、条件によってプルダウンの内容を切り替える「連動プルダウン」も作れます。例えば、「都道府県」を選ぶと「市区町村」のリストが変わるような仕組みです。
これは INDIRECT関数 と名前定義を組み合わせて実現します。
例
=INDIRECT(A1) と入力A1に入力された都道府県名によって、市区町村リストが自動的に変わります。
プルダウンは1セルだけでなく、複数セルにまとめて設定できます。
これで、表全体に同じ選択肢を適用できます。
特に在庫や日報では、誤字や表記ゆれを防ぐために必須と言える機能です。
Excelのプルダウンは、データ入力の効率化・正確性向上に直結する機能です。特にチームで使うファイルでは、入力ルールを統一するためにも活用価値が高いです。基本の設定方法から応用テクニックまで習得すれば、業務効率は大きく向上します。
今日から、あなたのExcelにもプルダウンを取り入れて、スマートなデータ管理を始めましょう。