Excelで資料を印刷しようとしたとき、
「途中でページが分かれてしまう」
「見せたい表が1ページに収まらない」
といった経験はありませんか。
Excelは自動的に改ページを設定しますが、そのままでは意図しない位置でページが切れてしまうことも多く、特にビジネス資料や会議用資料では見栄えに大きく影響します。
本記事では、
を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
「Excelの印刷がうまくいかない」と感じている方は、ぜひ参考にしてください。
Excelでは、印刷時に「どこでページを区切るか」を自動的に判断します。
この自動改ページは、次のような設定をもとに決まります。
表が縦や横に長くなるほど、Excelの自動判断だけでは思わぬ場所で改ページされることが増えます。
そのため、印刷結果に違和感がある場合は、まずこれらの設定を見直すことが重要です。
なお、Excelでは改ページを手動で挿入・解除・調整することもでき、操作を覚えれば印刷レイアウトを自由にコントロールできます。
Excelで改ページを調整する際に、最も便利なのが**「改ページプレビュー」**です。
通常の表示では改ページ位置が分かりませんが、改ページプレビューを使うと、
ページの区切りが青い線で表示され、印刷イメージを視覚的に確認できます。
すると、
が表示されます。
線をドラッグするだけで位置を変更できるため、直感的に操作できるのが特徴です。
「この表はここで区切りたい」といった場合は、手動で改ページを挿入するのがおすすめです。
不要になった改ページは、
「ページレイアウト」→「改ページ」→「改ページの解除」
で簡単に削除できます。
改ページは余白の設定に大きく影響されます。
印刷がうまくいかない場合は、一度「狭い」余白に設定してから改ページを調整するのがおすすめです。
印刷可能領域が広がり、不要な改ページを減らせます。
「横幅を1ページに収めたい」「1枚にまとめて印刷したい」という場合は、拡大縮小印刷が便利です。
Excelが自動で縮小して指定したページ数に収めてくれます。
ただし、縮小しすぎると文字が読みにくくなるため、印刷プレビューで必ず確認しましょう。
「何もないページが印刷される」という場合、
印刷範囲が広がりすぎていることが原因のケースが多いです。
これだけで、余計な空白ページが表示されなくなります。
資料作成の初期段階で設定しておくと、後のトラブル防止になります。
行の高さがバラバラだと、意図しない位置で改ページされやすくなります。
不要に広がっている行がないか確認しましょう。
表を「テーブル」に変換すると、データ構造が整理され、印刷時のレイアウトも安定しやすくなります。
設定が複雑になった場合は、
「ページレイアウト」→「改ページ」→「すべての改ページをリセット」
で一度初期状態に戻すのも有効です。
Excelの改ページ設定は、
を組み合わせることで、誰でも思い通りに調整できます。
印刷がズレてストレスを感じている方は、ぜひ本記事の方法を実践して、読みやすく見栄えの良い資料作成に役立ててください。