Excelは表計算ソフトとして有名ですが、実は「簡易データベース」としても優れた機能を持っています。
例えば、顧客リスト・商品管理・売上データなどを一元管理し、必要な情報を素早く抽出することが可能です。
さらに、AccessやSQLなどの本格的なデータベースほど複雑ではないものの、「リレーション」を利用することで、複数の表をつなげて効率的に管理できます。
本記事では、Excelを使ったデータベースの基礎から、リレーションの仕組み、具体的な作り方、実践的な活用事例までを詳しく解説します。
初心者から業務効率化を目指す方まで、今日から役立つ知識を身につけられる内容です。
Excelでデータベースを作る最大のメリットは「手軽さ」です。
新しいソフトを導入する必要がなく、多くの企業や個人がすでにExcelを使っているため、すぐに運用を始められます。
具体的なメリットとしては以下の通りです。
例えば、小売店で「顧客名簿」「商品リスト」「売上記録」を別シートで管理し、それらを組み合わせて販売状況を分析することができます。
Excelでのデータベースは「表形式」で管理するのが基本です。
1行が1件のデータ（レコード）、1列が項目（フィールド）になります。
| 顧客ID | 氏名 | 電話番号 | メールアドレス | 登録日 |
|---|---|---|---|---|
| C001 | 山田太郎 | 090-1111-2222 | taro@example.com | 2024/04/01 |
| C002 | 佐藤花子 | 090-3333-4444 | hanako@example.com | 2024/04/03 |
| C003 | 鈴木一郎 | 090-5555-6666 | ichiro@example.com | 2024/04/05 |
このように、ID列を必ず作ることが重要です。IDはデータの重複を防ぎ、リレーションで表同士を結びつける際のキーになります。
リレーション（関係）とは、異なる表（テーブル）同士を共通のキーで結びつける仕組みです。
これにより、複数の表に分散している情報を関連付けて活用できます。
例えば、「顧客リスト」と「売上記録」をリレーションで結びつけることで、顧客ごとの購入履歴を簡単に集計できます。
Excelの場合、Accessのように正式なリレーション設定機能はありませんが、VLOOKUPやXLOOKUP、INDEX/MATCH関数を使うことで実質的なリレーションを作ることができます。
ここでは「顧客リスト」と「売上記録」を結びつける例を紹介します。
| 顧客ID | 氏名 | 電話番号 |
|---|---|---|
| C001 | 山田太郎 | 090-1111-2222 |
| C002 | 佐藤花子 | 090-3333-4444 |
| C003 | 鈴木一郎 | 090-5555-6666 |
| 注文ID | 顧客ID | 商品名 | 金額 | 日付 |
|---|---|---|---|---|
| O001 | C002 | ノートPC | 120000 | 2024/04/10 |
| O002 | C001 | マウス | 2000 | 2024/04/12 |
| O003 | C002 | プリンタ | 15000 | 2024/04/15 |
売上記録に「顧客名」を追加するには以下の関数を使用します。
=VLOOKUP(B2, Customers!A:C, 2, FALSE)
B2 … 売上記録の顧客IDCustomers!A:C … 顧客リストの範囲2 … 顧客名がある列の番号FALSE … 完全一致で検索これにより、売上記録表に顧客名が自動的に表示され、分析が容易になります。
Excelでリレーションを活用することで以下のメリットがあります。
Excelは単なる表計算ソフトではなく、軽量で柔軟なデータベースとして活用できます。
特に「リレーション」の概念を理解し、VLOOKUPやXLOOKUPで表同士を結びつけることで、業務効率は飛躍的に向上します。
IDを活用し、データの重複を避け、修正や分析が容易な仕組みを作ることがポイントです。
日々の業務で複数の表を扱っている方は、ぜひ今回紹介した方法を取り入れてみてください。