Flat lay of business concept
Excelでデータ入力を行う際、「同じデータをうっかり重複して入力してしまった…」という経験はありませんか？特に名簿や商品コード、社員番号など、一意性が求められる情報では、重複入力によるミスは後々の集計や分析で大きなトラブルを招く原因となります。
この記事では、Excelの「データの入力規則」と「COUNTIF関数」を組み合わせて、重複データの入力を未然に防ぐ方法を丁寧に解説します。初心者の方でも実践できるよう、手順を一つずつ紹介していますので、ぜひ日々の業務に取り入れてみてください。
データの重複入力は、以下のようなさまざまな問題を引き起こします。
これらのトラブルを防ぐには、最初から重複を入力させない仕組みが必要です。そのために便利なのが、Excelの「データの入力規則」と「COUNTIF関数」です。
まず、重複の判定に使うCOUNTIF関数について簡単におさらいします。
=COUNTIF(範囲, 検索条件)
=COUNTIF(A2:A100, A2)
この式は、「A2:A100の中に、A2と同じ値が何回あるか？」を返します。
この結果が「1」より大きければ、重複しているということになります。
たとえば、セルA2からA100に入力されるデータで重複を防ぎたい場合、A2:A100を選択します。
「設定」タブ内の「入力値の種類」で「カスタム」を選択します。
次に、以下の数式を入力してください：
=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)=1
COUNTIF($A$2:$A$100, A2)：A2～A100の中で、A2の値が何回出てくるかを数える=1：1回だけでなければNG、つまり2回目以降の入力はブロックされる「エラーメッセージ」タブで、以下のようなメッセージを表示すると親切です。
データが追加される可能性がある場合、固定の「A2:A100」では対応しきれません。
その場合は、Excelのテーブル機能を使うと便利です。
=COUNTIF(Table1[列名], A2)=1
これにより、行を追加しても自動的に範囲が広がり、入力規則も機能し続けます。
COUNTIF＋入力規則以外にも、以下のような方法で重複を検出できます。
| 方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 条件付き書式 | 重複を色で警告できる | 入力自体は止められない |
| ピボットテーブルで集計 | 重複数を視覚化できる | 入力時の防止は不可 |
| Power Query | 高度な処理が可能 | 入門者には難しい |
その中でも「COUNTIF＋入力規則」はシンプルかつ即効性があり、実務で最も使いやすい方法と言えるでしょう。
Excelで重複入力を防ぐには、「COUNTIF関数」と「データの入力規則」の組み合わせが非常に有効です。シンプルながら強力なこの方法を使えば、入力段階でミスを防ぎ、後工程のトラブルも減らせるようになります。
正しく設定しておけば、名簿管理、商品コード一覧、請求番号など、さまざまな業務シーンで活用可能です。
ぜひ一度お試しいただき、あなたのExcel業務に取り入れてください。