Google スプレッドシートは、無料で使えるクラウド型の表計算ソフトです。Excelに似た機能を持ちながら、オンラインならではの便利さを兼ね備えています。チームでの共同編集、関数を使ったデータ整理、フォームとの連携など、「こんなことまでできるの!?」と驚く機能が満載です。この記事では、仕事にも日常生活にも使えるGoogleスプレッドシートの便利な機能を10個厳選してご紹介します。初心者でもわかるように丁寧に解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleスプレッドシート最大の特徴の一つが、複数人で同時に編集できる点です。共有ボタンをクリックして相手のGmailアドレスを追加するだけで、誰とでもシートを共有できます。しかも、相手がどこを編集しているかリアルタイムで表示されるため、チャットしながら同時進行の作業もスムーズに。
会議で議事録を一緒に書いたり、プロジェクト管理表をチームで更新したりと、業務効率が飛躍的にアップします。
スプレッドシートはGoogleドライブ上で動作しており、編集内容は自動で保存されます。「保存し忘れてデータが消えた！」という悲劇が起こらないので、安心して作業を進めることができます。また、履歴機能で過去の状態に戻すことも可能。複数人で編集していて「やっぱり前の状態に戻したい」と思った時にも対応できます。
たとえば、数値が特定の範囲を超えたら赤く表示させたり、特定の文字が含まれる行だけ背景を変えるなど、条件に応じてセルの見た目を変えることができます。これを「条件付き書式」といいます。
成績表で一定点数未満を目立たせたり、営業実績で目標達成者をハイライトするなど、視覚的に把握しやすくなる工夫が簡単に可能です。
「この列には”はい”か”いいえ”しか入力してほしくない」
「日付形式以外の入力はNGにしたい」
そんな時に便利なのが「データの入力規則」機能です。入力ミスや誤記入を防ぎ、統一感のあるデータ管理ができるようになります。ドロップダウンリストを表示することもできるので、選択肢をあらかじめ用意しておけば入力もラクになります。
膨大なデータの中から、特定の条件に合った情報だけを表示したい時は、フィルター機能が大活躍します。たとえば、「担当者が田中さんのデータだけ表示する」などもワンクリックでOK。さらに、「フィルター表示」を使えば他のユーザーの表示には影響を与えずに、自分だけの条件で絞り込むことも可能です。
Googleスプレッドシート特有の強力な機能が、QUERY関数です。SQLライクな構文で、必要な列だけ抽出したり、並べ替えや条件付き集計も簡単にできます。
たとえば、 =QUERY(A1:D100, "SELECT B, C WHERE D > 1000", 1) と書けば、「D列が1000を超える行」の「B列とC列」だけを表示できます。
関数が苦手な方には少しハードルが高いかもしれませんが、一度覚えるとExcelでは実現しにくい柔軟な集計が可能になります。
Googleフォームとスプレッドシートは、ワンクリックで連携できます。たとえば、アンケートフォームを作成して、その回答をスプレッドシートに自動で記録。集計作業が不要になるので、イベントの申込管理や社内アンケートなどにも最適です。
さらに、そのスプレッドシートを使ってグラフを作ったり、フィルターで集計したりと、データ活用の幅がぐっと広がります。
スプレッドシートでは、棒グラフや円グラフなどのビジュアルなチャートも数クリックで作成可能です。データを範囲選択して「挿入」→「グラフ」と進むだけで、自動的に最適なグラフを提案してくれます。
売上推移やアンケート結果を視覚化することで、より説得力のあるプレゼン資料もラクに作成できます。
別のスプレッドシートからデータを取り込みたいときに便利なのが「IMPORTRANGE」関数です。例えば、部署ごとの管理シートから、全社用の集計シートにデータを集めるといった使い方が可能。
書き方は以下のように非常にシンプルです。=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!A1:C10")
更新もリアルタイムで反映されるので、手動コピーの手間がなくなります。
Google Apps Scriptを使えば、スプレッドシートの操作を自動化することも可能です。「毎日決まった時間にデータを更新」「メールで通知を送る」など、ルーティンワークを効率化できます。
また、アドオン（拡張機能）を追加すれば、スプレッドシートの機能をさらに広げることができます。たとえば「Power Tools」で一括置換や重複削除などの便利な処理が簡単に行えます。
Googleスプレッドシートは、ただの「表計算ソフト」にとどまらず、共同作業・データ分析・情報共有など、ビジネスにもプライベートにも使える多機能なツールです。特に、無料でここまで使えるのは本当にありがたいですよね。
今回紹介した機能を活用すれば、日々の業務や日常生活がもっと快適に、もっとスマートになります。
まだ使ったことのない機能があれば、ぜひ今日から試してみてください！