Excelで複数人が同じファイルを同時に編集したいとき、「共有ブック」機能を使ったことがある方も多いでしょう。
しかし現在のExcel（Microsoft 365・Excel 2019以降）では、この機能が「レガシー（従来の共有ブック）」という名称に変わり、標準のリボンには表示されなくなっています。
「共有設定をしたいのにメニューが見当たらない」「レガシーって何？」と戸惑っている方のために、この記事ではExcelの共有設定レガシー機能の意味・表示方法・使い方・注意点まで、わかりやすく解説します。
Excelには古くから「共有ブック」という機能がありました。
これはネットワーク上の共有フォルダに保存したExcelファイルを、複数のユーザーが同時に開いて編集できる機能です。
企業の社内ネットワーク（LAN）環境で広く使われてきた、歴史ある機能の一つです。
しかしMicrosoft 365やExcel 2019以降、Microsoftは「共同編集（Co-authoring）」という新しいリアルタイム共同編集機能を推進するようになりました。
OneDriveやSharePointを通じてクラウドでファイルを共有し、複数人がリアルタイムで同時編集できるこの新機能の登場により、従来の共有ブック機能は「レガシー（Legacy）」＝旧来の機能として位置づけられるようになりました。
つまり「共有設定レガシー」とは、従来の共有ブック機能のことを指します。
現在のExcelではこの機能は非推奨扱いとなっており、標準のリボン（メニュー）から削除されています。
しかし完全に廃止されたわけではなく、設定を変更することで今でも使用できます。
特に社内サーバーやNASを活用してファイルを共有している企業では、今もレガシーの共有ブックを使い続けているケースが多く存在します。
Microsoftが従来の共有ブック機能を「レガシー」と位置づけた背景には、いくつかの理由があります。
クラウド共同編集への移行推進
Microsoftは現在、OneDriveやSharePointを活用したクラウドベースの共同編集を標準の共有方法として推奨しています。
新しい共同編集機能では、ファイルをクラウドに保存するだけで複数人がリアルタイムに編集でき、誰がどこを編集しているかも視覚的に確認できます。
従来の共有ブックにはなかった利便性が大幅に向上しています。
従来の共有ブックの技術的な限界
従来の共有ブック機能には多くの制限がありました。
テーブル機能・条件付き書式の一部・セルの結合・マクロの一部など、多くの機能が共有ブック状態では使用できませんでした。
また、競合する変更が発生した際の処理が複雑で、ファイルが破損するリスクも指摘されていました。
こうした技術的な限界から、Microsoftは新しい共同編集機能への移行を促すためにレガシー扱いにしました。
セキュリティ・パフォーマンスの課題
ネットワークドライブ上での共有ブックは、ネットワーク環境の不安定さやファイルサイズの増大によってパフォーマンスが低下しやすく、ファイルが破損するトラブルも珍しくありませんでした。
クラウドベースの共同編集はこれらの問題を解決する手段として設計されています。
現在のExcelでは、共有ブック（レガシー）の機能はデフォルトではリボンに表示されていません。
使用するには、クイックアクセスツールバーまたはリボンのユーザー設定から手動で追加する必要があります。
手順①：Excelのオプションを開く
Excelを起動し、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
左側のメニューの一番下にある「オプション」をクリックしてExcelのオプション画面を開きます。
手順②：リボンのユーザー設定を開く
Excelのオプション画面の左側メニューから「リボンのユーザー設定」をクリックします。
右側に「リボンのカスタマイズ」の設定画面が表示されます。
手順③：コマンドの検索
左上の「コマンドの選択」ドロップダウンを「リボンにないコマンド」に変更します。
一覧の中から「ブックの共有（レガシ）」を探してクリックします。
同様に「変更履歴の記録（レガシ）」「共有ブックの保護（レガシ）」なども追加しておくと便利です。
手順④：リボンへの追加
右側の「リボンのカスタマイズ」エリアで、コマンドを追加したいタブ・グループを選択します。
新しいグループを作成する場合は「新しいグループ」ボタンをクリックしてグループを追加します。
追加したいグループを選択した状態で中央の「追加」ボタンをクリックすると、選択したコマンドがリボンに追加されます。
手順⑤：OKで確定
設定が完了したら「OK」ボタンをクリックして画面を閉じます。
設定したタブにレガシーの共有ブック関連コマンドが表示されていれば設定完了です。
リボンへの追加が完了したら、実際に共有ブックを設定する手順を確認しましょう。
ステップ①：共有したいファイルを開く
まず、共有設定を行いたいExcelファイルを開きます。
ファイルはあらかじめネットワーク上の共有フォルダ（全員がアクセスできる場所）に保存しておく必要があります。
ローカル（自分のPC上）に保存したファイルでは、他の人が同時にアクセスできないため共有ブックの意味がありません。
ステップ②：「ブックの共有（レガシ）」をクリック
リボンに追加した「ブックの共有（レガシ）」ボタンをクリックします。
「ブックの共有」ダイアログボックスが開きます。
ステップ③：共有設定をオンにする
「編集」タブの「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェックを入れます。
「詳細設定」タブでは、変更履歴の保持期間や競合する変更の処理方法などを細かく設定できます。
設定が完了したら「OK」をクリックします。
ステップ④：ファイルを保存する
ダイアログを閉じると「ブックを保存しますか？」と確認メッセージが表示されます。
「OK」をクリックして保存します。
タイトルバーに「[共有]」と表示されれば、共有ブックの設定が完了です。
ステップ⑤：他のユーザーがファイルを開く
共有フォルダに保存されたファイルを他のユーザーが開くと、複数人が同時に編集できる状態になります。
「ブックの共有」設定画面の「編集中のユーザー」一覧に、現在ファイルを開いているユーザーの名前が表示されます。
レガシーの共有ブックには、多くの機能制限があります。
共有設定を行う前に、これらの制限を把握しておくことが重要です。
使用できない主な機能
テーブル（スマートテーブル）の作成・編集、セルの結合・解除、条件付き書式の設定・変更、グラフの挿入・編集、図形・画像の挿入、ハイパーリンクの挿入、マクロの一部（SharedWorkbookの制限）、シートの追加・削除・移動、データの入力規則（の一部）、ピボットテーブルの変更——これらは共有ブック状態では利用できません。
変更の競合が発生する可能性
複数のユーザーが同じセルを同時に編集した場合、保存時に「競合する変更」ダイアログが表示されます。
どちらの変更を採用するかを手動で選択する必要があり、意図しない変更が上書きされるリスクがあります。
ファイルサイズの増大
共有ブックは変更履歴をファイル内に記録するため、編集を重ねるごとにファイルサイズが大きくなります。
定期的に変更履歴を削除・整理する運用が必要です。
共有ブックの設定を解除したい場合の手順も確認しておきましょう。
解除手順
リボンの「ブックの共有（レガシ）」をクリックし、ダイアログを開きます。
「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外します。
「OK」をクリックし、確認メッセージで「はい」を選択すると共有設定が解除されます。
タイトルバーから「[共有]」の表示が消えれば解除完了です。
注意点：他のユーザーが開いている場合
他のユーザーがファイルを開いている間に共有を解除すると、そのユーザーは保存できなくなる可能性があります。
解除する前に全員がファイルを閉じているか確認してから実行しましょう。
レガシーの共有ブックと、現在Microsoftが推奨するOneDrive/SharePointを使った共同編集を比較してみましょう。
レガシー共有ブックのメリット
インターネット接続不要でLAN環境のみで使える点が最大のメリットです。
クラウドにデータを置きたくないセキュリティ要件の高い職場や、OneDrive/SharePointの契約がない環境でも使用できます。
また、既存の業務フローを変えずにそのまま利用できる点も継続利用の理由の一つです。
レガシー共有ブックのデメリット
機能制限が多い、ファイル破損リスクがある、競合変更の解決が手動、変更がリアルタイムに反映されないなどの問題があります。
また、Microsoft自体が非推奨としているため、将来的にサポートが終了するリスクもあります。
新しい共同編集のメリット
OneDriveやSharePointを使った共同編集では、複数人の変更がリアルタイムに反映され、誰がどこを編集しているか色分けで確認できます。
テーブルや条件付き書式なども通常通り使え、機能制限がほとんどありません。
変更履歴も自動的にバージョン管理され、過去の状態に戻すことも容易です。
新しい共同編集のデメリット
Microsoft 365またはOneDrive/SharePointの契約が必要です。
クラウドへのデータ保存を避けたい場合には適しません。
また、インターネット接続が前提となるため、オフライン環境では使えません。
諸事情からレガシーの共有ブックを使い続ける必要がある場合は、以下のポイントを意識することでトラブルを最小限に抑えられます。
定期的なバックアップを取る
共有ブックはファイルが破損するリスクが他のファイルよりも高いため、毎日または編集前後に必ずバックアップを取ることを習慣化しましょう。
自動バックアップの仕組みを整えることが理想的です。
同時アクセス人数を最小限に絞る
同時に編集するユーザーが多いほど競合が発生しやすくなります。
可能な限り編集する人数を絞り、担当セクションを分けるなどのルールを設けましょう。
変更履歴の定期的な削除
変更履歴がたまるとファイルサイズが急増します。
月1回など定期的に変更履歴を削除してファイルサイズを適切に維持しましょう。
ネットワーク環境の安定性を確保する
ネットワークが不安定な環境での共有ブック利用はファイル破損のリスクを高めます。
有線LAN接続を推奨し、Wi-Fiなど不安定な接続での利用は極力避けましょう。
Excelの共有設定レガシーは、クラウド移行が難しい職場環境でのファイル共有手段として今も有効な機能です。
しかし、機能制限の多さやファイル破損リスク、Microsoftによる非推奨扱いなどを考慮すると、長期的にはOneDrive/SharePointを活用した新しい共同編集環境への移行を検討することが望ましいでしょう。
当面の間はレガシー共有ブックを使いながら、段階的にクラウド共同編集への移行を進めていく——そのような「つなぎ」として位置づけた上で、適切な運用ルールを設けて活用するのが現実的な対応策です。
この記事を参考に、自社の環境に合った共有方法を選択してみてください。