PDFファイルが増えてくると、「あの資料どこに保存したっけ？」「キーワードで検索してもヒットしない…」といった経験はありませんか？
そんなときに役立つのが「PDFにタグをつける」ことです。タグを活用すれば、ファイルに関連するキーワードを紐づけておくことで、検索や分類が格段にしやすくなります。
この記事では、PDFファイルにタグをつけて管理・検索を効率化する方法をわかりやすく解説します。WindowsやMacの標準機能、無料ソフトやクラウドサービスまで幅広くご紹介しますので、ぜひご自身の環境に合った方法を見つけてみてください。
PDFファイルを単にフォルダで管理するだけでは、後から見つけにくくなることがあります。特に仕事や学習で大量のPDFを扱う場合、「探す時間」が大きなロスになります。
タグを使えば、次のようなメリットが得られます。
つまり、タグとは「検索のための目印」を自分で自由につけられる便利な仕組みなのです。
Windows 10や11では、PDFファイルのプロパティから「タグ（キーワード）」を追加できます。
手順：
このタグは、エクスプローラーの検索欄にキーワードを入力することで簡単に検索できます。
Macにはファイルにカラータグをつけて分類・検索する機能があります。
手順：
タグをつけたファイルは、Finderのサイドバーや検索機能からすぐに絞り込めます。
タグでの検索例：
Finderの検索バーで「tag:契約書」のように入力すると、「契約書」タグがついたファイルのみが表示されます。
PDFのメタデータ編集に対応していない場合、タグ管理に特化した無料ツールを使うのもおすすめです。
Adobe Acrobat Readerではメタデータ編集はできませんが、ファイル名にタグを含めておけば検索対象になります。
例：請求書_2023_#経費_#税理士.pdf
こうすることで、WindowsでもMacでも#税理士で検索可能になります。
Tabblesは、フォルダではなくタグでファイルを管理する無料ツールです。
英語のソフトですが、直感的なUIで使いやすいです。
クラウドでのファイル共有が主流となった今、Google DriveやEvernote、Notionなどのサービスでもタグ管理が活用できます。
Google Drive自体にはタグ機能はありませんが、ファイル名にハッシュタグを入れる方法が有効です。
例：#議事録 #2024年度 取締役会_議事録.pdf
また、Google Workspaceアカウントを使えば「説明」欄にメモとしてキーワードを追記することで擬似的にタグ化できます。
PDFをノートに添付し、ノートにタグを追加できます。
検索性が高いため、日々の学習や案件管理に向いています。
NotionではPDFをアップロードして、関連するページに「タグプロパティ」をつけることで分類・検索が可能になります。
タグを活用してPDFを探しやすくするための工夫も合わせて紹介します。
例：
#見積書 #契約書 #請求書#A社 #新製品開発 #研修資料#2024 #2024年04月命名をそろえておくことで、検索や分類がよりスムーズになります。
タグが検索対象にならない環境では、ファイル名の末尾や頭にハッシュタグをつけると確実です。
例：202404_セミナー資料_#マーケティング.pdf
PDFファイルにタグをつけることで、目的のファイルをすぐに見つけ出せるようになり、仕事や学習の効率が大きく向上します。
WindowsやMacの標準機能でも対応可能ですし、無料のツールやクラウドサービスを使えばさらに柔軟に管理できます。
タグをうまく活用して、もう「PDF探しで時間をムダにする」日々から卒業しましょう！