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企業や団体で多くのデバイスを扱う中で、「どの端末が誰のものか」「OSは何か」「いつ購入したか」などをきちんと把握することは非常に重要です。特に使用者が100人規模ともなれば、エクセルなどでは限界を感じてくるでしょう。
そんなときに活用できるのが、オープンソースの業務改善ツール「Pleasanter(プリザンター)」です。この記事では、Pleasanterを活用して、パソコンやスマホといった機器の情報を効率よく管理する方法を詳しくご紹介します。シリアル番号や購入日、OS、使用者、電話番号といった情報をしっかりと記録し、社内のIT資産管理をスマートに進めましょう。
Pleasanterは、Webベースの情報共有・業務支援ツールです。日本語環境に強く、ノーコードでさまざまな業務アプリを作成できるのが特長です。利用者数やカスタマイズの柔軟性、アクセス権管理のしやすさから、社内の業務アプリ作成ツールとして注目されています。
特に機器管理のような「台帳形式での情報整理」が得意で、以下のような機能があります。
これらの機能を使えば、100人規模の利用者でもスムーズに機器情報を管理できます。
まずは、管理したい情報を明確にしましょう。今回の記事では、以下の項目を想定しています。
項目名 | 内容 |
---|---|
機器種類 | パソコンまたはスマートフォン |
シリアル番号 | 機器固有の識別番号 |
購入日 | 機器を購入した日付 |
OS | 使用しているオペレーティングシステム |
使用者 | 機器の利用者(従業員名) |
電話番号 | 端末に紐づく電話番号(スマホのみ) |
これらの情報をPleasanter上で管理できるよう、次の手順で設定していきます。
テーブルの準備ができたら、実際にデータを登録していきましょう。
使用者が100人いる場合、情報の保護や編集権限の制御が重要です。Pleasanterでは、グループごと・ユーザーごとに細かく権限設定ができます。
ユーザーのグループ分けを活用して、誤操作や情報漏洩のリスクを抑えましょう。
Pleasanterでは以下のような工夫をすることで、さらに便利に使えます。
これらを組み合わせることで、紙の台帳にはない柔軟性を確保できます。
まずは使用者(ユーザー)情報を登録するテーブルを作成します。
項目例(カラム):
🔸ポイント:このテーブルが「親」となり、機器テーブルから参照される「マスター情報」となります。
次に、パソコン・スマホなどの資産情報を管理する「機器テーブル」を作成します。
項目例:
機器テーブルの「使用者」項目に、使用者テーブルの情報を参照させます。
機器名 | 使用者(参照) | OS | 電話番号 |
---|---|---|---|
ノートPC1 | 田中 太郎 | Windows11 | ― |
iPhone SE | 鈴木 花子 | iOS17 | 080-XXXX |
このように、**「使用者情報は1か所で管理」し、「機器ごとに参照して使う」**ことで、データの一貫性とメンテナンス性が大幅に向上します。
Pleasanterは、パソコンやスマートフォンといった社内のIT資産をシンプルに、かつ効率的に管理するのに最適なツールです。
カスタマイズ性が高く、項目の追加やレイアウト変更も自由に行えるため、今後の業務変化にも柔軟に対応できます。
100人規模の使用者がいる環境でも安心して使える管理基盤として、Pleasanterを導入してみてはいかがでしょうか。
初期設定さえしっかり行えば、複雑な資産管理もスマートに実現できます。