仕事をしていると、「相手との認識が違っていた」という場面は少なくありません。発注内容の解釈、会議での伝達事項、納期や数量のすれ違いなど、ほんの小さな認識の違いが大きなトラブルに発展することもあります。そんなとき、誠意をもって謝罪し、正しい内容を共有するためには「謝罪メール」を適切に送ることが大切です。
本記事では、認識の違いによる謝罪メールのポイントや注意点を解説し、実際に使える例文を紹介します。ビジネスシーンで役立つ表現を学んで、信頼関係を維持できるメールを作りましょう。
認識の違いは、決して珍しいことではありません。よくある原因は次のようなものです。
これらは誰にでも起こりうることであり、重要なのは「違いがわかったときの対応」です。
謝罪メールには、次のような構成が適しています。
謝罪メールには、いくつかの注意点があります。
件名：納期に関する認識違いについてのお詫び
○○株式会社
△△様
いつも大変お世話になっております。□□株式会社の△△でございます。
このたびは、納期に関する認識の違いによりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
当方では「10日納品」と認識しておりましたが、御社のご要望は「8日納品」であったことを確認いたしました。
こちらの確認不足によりご不便をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
至急対応を進め、8日中に納品できるよう調整いたします。今後は必ず文書で双方の認識を確認し、再発防止に努めてまいります。
引き続きよろしくお願いいたします。
□□株式会社
△△
件名：発注数量に関するお詫び
○○株式会社
△△様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。□□株式会社の△△でございます。
先日のご注文に関し、数量の認識違いがありましたことを深くお詫び申し上げます。
当方では「50個」と理解しておりましたが、正しくは「500個」であったと確認いたしました。こちらの確認不足により、多大なご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。
至急追加分を手配し、○日までにお届けできるよう進めております。以後は注文内容を二重に確認し、再発防止を徹底いたします。
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
□□株式会社
△△
件名：会議日程に関する認識違いについてのお詫び
○○株式会社
△△様
お世話になっております。□□株式会社の△△でございます。
先日の打ち合わせにおいて、会議日程について認識違いがあり、参加できずご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
当方では「15日10時」と認識しておりましたが、実際には「14日10時」でありました。私の確認不足により、このような事態となってしまいました。
今後はスケジュールを複数名で確認し、同様の誤りが起こらないよう再発防止に努めます。
改めて、近日中にお打ち合わせの機会を頂戴できれば幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
□□株式会社
△△
そのまま使うのではなく、状況に合わせて調整することが大切です。
認識の違いは、どんなに気をつけていても起こる可能性があります。大切なのは、違いが発覚した際に 素早く、誠意をもって謝罪し、正しい情報を共有すること です。
謝罪メールでは、冒頭で誠意を示し、具体的な食い違いの内容と改善策を伝えることで、相手に安心感を与えられます。例文を参考に、自分の状況に合わせた文章を作成し、信頼関係を維持することを心がけましょう。