業務で使っている設備や備品が故障した場合、修理のために「稟議書」を提出する必要があることがあります。
しかし、いざ書こうとすると「何を書けばいいのか」「どのように説得力を持たせればよいのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。
この記事では、修理の稟議書を書くための基本構成や注意点、そしてすぐに使える例文を紹介します。
上司や決裁者にスムーズに承認してもらえるような、わかりやすく的確な稟議書作成を目指しましょう。
修理の稟議書とは、業務上必要な設備や備品の修理費用を会社に承認してもらうための正式な申請書です。
この文書の目的は、会社のお金を使ってよいかどうかを決裁者に判断してもらうことです。
たとえば、以下のようなケースが該当します：
修理の稟議書がしっかりと書かれていないと、
「修理の必要性が不明確」「コストが妥当か不明」といった理由で却下されることもあります。
そのため、明確で説得力のある内容にすることが大切です。
修理に関する稟議書では、以下の項目を押さえておくと説得力が高まります。
この構成に沿って、無駄のない文章でまとめると決裁が通りやすくなります。
件名：コピー機修理の稟議申請
稟議目的： 業務用コピー機（機種名：RICOH MP C2503）が故障し、印刷機能が使用できない状態となっております。
修理対応のため、以下の通り申請いたします。
修理内容：
業者による診断の結果、メインユニット部品の交換が必要との報告を受けました。
使用開始より5年経過しており、内部消耗が原因と推測されます。
修理費用：
株式会社〇〇オフィスサポートより、以下の見積を取得しております。
緊急性：
本コピー機は業務書類の大量印刷に使用しており、現状では業務に支障が出ております。
一時的な外部印刷代行を行っていますが、コスト・時間ともに負担が大きいため、早急な修理が必要です。
代替案の有無：
代替機器は社内に存在せず、他部署との共有も現実的ではないため、現状の機器の修理が最善と判断します。
添付資料：
・業者見積書1通
・故障写真2点（参考）
以上、修理のご承認をお願いいたします。
「困っています」だけでなく、「どのような問題が起きているか」を具体的に記述しましょう。
費用の内訳や見積書の添付は必須。
また「業務が何日止まっているか」などの数値も説得材料になります。
「修理以外の手段では対応できない」ことを説明すると、納得されやすくなります。
件名：社用車修理の稟議申請
社用車（トヨタ ハイエース）のブレーキに異常が発生しており、安全に運転できない状況です。
整備工場の診断により、ブレーキパッドの交換およびオイルの補充が必要との報告を受けました。
見積金額は42,000円（税込）です。安全性の観点からも早急な対応が必要です。
件名：空調設備修理の稟議申請
オフィス内の天井型エアコン（メーカー：ダイキン）が動作不良を起こしており、冷風が出ません。
業者診断により冷媒ガスの漏れが判明し、補充と部品交換が必要です。
見積金額は62,000円（税込）となっております。業務環境維持のため、修理を申請いたします。
稟議書は提出しただけでは終わりではありません。以下の対応も必要です。
この一連の流れを迅速に行うことで、信頼を得られる申請者になります。
修理の稟議書は、単に「壊れたから直したい」と伝えるだけでは不十分です。
故障の状況、修理の必要性、費用の妥当性を明確に伝え、会社として承認しやすい材料をそろえることが大切です。
この記事の例文や構成を参考にすれば、説得力のある稟議書が書けるようになります。
必要な修理をスムーズに進めるためにも、日頃から文書作成力を高めていきましょう。