社員のスキルアップや業務効率の向上を目的として、社外研修への参加はとても有効な手段です。しかし、会社によっては研修参加にあたり「稟議書（りんぎしょ）」の提出が必要となることもあります。
特に初めて稟議書を書く方にとっては「どのように書けばいいのか」「何を盛り込むべきか」迷ってしまう場面も多いでしょう。
この記事では、研修参加の稟議書を作成する際の基本的な構成や押さえるべきポイントを丁寧に解説し、通りやすい稟議書の例文も紹介します。
読み終えるころには、自信を持って稟議書を提出できるようになるはずです。
稟議書とは、社内での意思決定をスムーズに行うために提出される文書のことです。特に予算が関わる研修や、業務に直接関係しない自己啓発的な研修については、上長や関係部署の承認を得る必要があります。
稟議書の目的は以下の3点です。
したがって、研修名や日程の記載だけでなく、参加の意義や会社にとってのメリットをしっかり盛り込むことが重要です。
稟議書には以下のような項目を記載するのが一般的です。
この構成を元に、稟議書を作成すれば大きな問題は起きにくくなります。
研修参加の稟議が却下されてしまう主な理由には「費用対効果が見えにくい」「業務に支障が出る」といった点があります。
以下のような工夫を施すことで、承認を得やすくなります。
例：「研修後に社内向け勉強会を開催し、得た知識を共有します」
例：「研修期間中は○○氏が代理対応可能です」
例：「宿泊はビジネスホテルを利用予定、交通費も最安値プランを選定済み」
これらを盛り込むことで、稟議書が「会社全体にとってプラス」であることを伝えられます。
以下に、実際に使える稟議書の例文をご紹介します。Wordなどで体裁を整えれば、そのまま提出文書として利用可能です。
件名：社外研修参加の稟議書（業務改善スキル研修）
提出日：令和〇年〇月〇日
所属部署：業務推進部
氏名：山田 太郎
名称：業務改善スキル研修
主催：〇〇ビジネスカレッジ
日時：令和〇年〇月〇日（木） 9:30〜17:00
場所：〇〇市産業振興センター（〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇番地）
本研修では、業務の可視化・効率化に役立つ「業務フローの分析手法」「ムダ取りの手法」「現場改善の考え方」などを学びます。
当部署では現在、月次処理業務の工数が増大傾向にあり、標準化・効率化の必要性が高まっております。研修参加によって、具体的な改善策を得ることが期待できます。
※宿泊は不要のため、宿泊費はかかりません。
研修当日は、私の担当業務のうち重要タスクについては、同僚の佐藤が代行いたします。業務分担表を別紙にて添付しています。
また、研修後は学んだ内容をチーム内で共有し、改善活動に活用する予定です。
係長 ＿＿＿＿＿＿＿＿（承認・否認）
課長 ＿＿＿＿＿＿＿＿（承認・否認）
部長 ＿＿＿＿＿＿＿＿（承認・否認）
→「何を学び、どう業務に活かすか」を具体的に書くことが重要です。
→費用の内訳と、コスト削減の工夫を丁寧に説明しましょう。
→代理体制や事前準備の計画を添えることでカバーできます。
研修参加は自己成長だけでなく、会社全体の力を高めるチャンスです。
そのための稟議書は単なる事務手続きではなく、「投資対効果を説明するビジネス文書」としての役割があります。
通りやすく説得力のある稟議書を作るには、「目的の明確化」「業務調整の工夫」「費用の根拠提示」の3つをしっかり押さえましょう。
今回ご紹介した例文を参考に、実際の申請書作成にぜひお役立てください。