書類を返送する際、ただ書類を送り返すだけではなく、送付状（添え状）を添えることがビジネスマナーとして重要です。
送付状は、相手に対する配慮や丁寧さを示す役割があり、企業間の信頼関係にも大きく影響します。
しかし、「どのように書けばいいのか分からない」「失礼にならない表現を知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、書類返送時に使える送付状の書き方やポイントをわかりやすく解説するとともに、すぐに使える例文を多数紹介します。ビジネスシーンでそのまま使える内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。
書類返送の送付状とは、相手から受け取った書類を返送する際に添える文書のことです。
単なる連絡ではなく、以下のような役割を持っています。
・返送する書類の内容を明確にする
・返送理由や状況を伝える
・感謝やお詫びの気持ちを表す
・ビジネスマナーとしての礼儀を示す
特に企業間のやり取りでは、送付状の有無で印象が大きく変わることもあります。
そのため、どんなに簡単な返送であっても、必ず添えるようにしましょう。
送付状は一定のフォーマットに沿って書くことで、読みやすく、失礼のない文章になります。
基本構成は以下の通りです。
・日付
・宛先（会社名・部署名・担当者名）
・差出人（会社名・氏名）
・タイトル（送付状）
・本文
・同封書類の一覧
本文では、次の流れで書くのが一般的です。
この流れを押さえておくことで、どんな場面でも対応できる送付状が作成できます。
送付状を書く際には、いくつか注意すべきポイントがあります。
まず大切なのは、簡潔でわかりやすい文章にすることです。
長々と書く必要はなく、必要な情報を過不足なく伝えることが重要です。
次に、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
特に「返送いたします」「ご査収ください」などの表現はよく使われます。
また、返送理由がある場合は、相手に配慮した表現を使うことが大切です。
例えば、不備による返送であれば、「恐れ入りますが」や「お手数をおかけいたしますが」といったクッション言葉を使うことで、柔らかい印象になります。
最後に、誤字脱字のチェックも欠かせません。
送付状は企業の印象を左右するため、細部まで丁寧に確認しましょう。
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは書類をご送付いただき、誠にありがとうございました。
お送りいただきました書類につきまして、内容を確認いたしましたので、下記の通り返送させていただきます。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・〇〇書類 一式
以上
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびは書類をご送付いただき、誠にありがとうございます。
お送りいただきました書類を確認いたしましたところ、一部に不備がございましたため、大変恐縮ではございますが、返送させていただきます。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえ、再度ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・〇〇書類 一式
以上
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびはご送付いただきました書類につきまして、必要事項の記入および押印が完了いたしましたので、返送させていただきます。
ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・契約書 一式
以上
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびご送付いただきました書類につきまして、確認および必要事項の記入が完了いたしましたので、返送いたします。
なお、本書類につきましては、〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・〇〇書類 一式
以上
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。
このたびはお忙しい中、書類をご送付いただき、誠にありがとうございました。
内容を確認のうえ、下記の通り返送させていただきます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・〇〇書類 一式
以上
送付状を書く際には、避けるべき表現もあります。
例えば、「返します」といったカジュアルな表現はビジネスでは不適切です。
必ず「返送いたします」などの丁寧語を使用しましょう。
また、理由を説明せずに返送するのもよくありません。
相手が混乱する可能性があるため、簡単でも理由を添えることが重要です。
さらに、同封書類の記載漏れもNGです。
何を送ったのかが明確でないと、トラブルの原因になります。
より印象の良い送付状にするためには、ちょっとした工夫が効果的です。
例えば、「お手数をおかけいたしますが」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を適切に使うことで、相手への配慮が伝わります。
また、文章は簡潔にまとめつつも、感謝の気持ちはしっかり伝えることが大切です。
さらに、企業によっては定型フォーマットがありますので、それに従うことも重要です。
書類返送の送付状は、単なる事務的な文書ではなく、相手への配慮や信頼関係を築くための大切なコミュニケーション手段です。
基本構成を押さえ、丁寧でわかりやすい文章を心がけることで、誰でも適切な送付状を作成できます。
本記事で紹介した例文を活用すれば、さまざまな場面に対応できるでしょう。
ビジネスマナーをしっかり守り、相手に好印象を与える送付状を作成していきましょう。