ビジネスの現場では、取引先や顧客からの電話に出られなかっただけで、相手に不安や不信感を与えてしまうことがあります。たとえやむを得ない事情があったとしても、その後の対応次第で印象は大きく変わります。
本記事では、ビジネスで電話に出られなかった際のお詫びの考え方から、すぐに使える例文までを、状況別にわかりやすく解説します。電話折り返し時やメール対応、社内外それぞれのケースに応じた表現を身につけることで、信頼を損なわないスマートな対応ができるようになります。
電話は即時性の高い連絡手段であるため、出られなかった場合、相手は次のように感じることがあります。
・急ぎの用件だったのではないか
・軽く扱われているのではないか
・連絡が取りづらい会社なのではないか
こうした不安を払拭するためには、理由の説明よりも先にお詫びを伝えることが重要です。言い訳がましくならず、相手の時間を奪ったことへの配慮を示す姿勢が、ビジネスマナーとして求められます。
お詫びの言葉は、次の流れを意識すると自然で丁寧になります。
この順番を守ることで、相手に誠意が伝わりやすくなります。
実際に電話で折り返す際の、基本的で使いやすい例文です。
例文
「お電話ありがとうございました。先ほどはお電話に出られず、大変失礼いたしました。〇〇株式会社の△△でございます。」
例文（丁寧）
「先ほどはお電話をいただいていたにもかかわらず、すぐに対応できず誠に申し訳ございません。ただいま折り返しのお電話を差し上げました。」
ポイントは、相手が名乗る前にこちらから名乗り、謝罪を先に述べることです。
電話に出られず、メールでフォローするケースも少なくありません。
件名例
電話に出られなかった件のお詫び
本文例
「〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
本日はお電話をいただいていたにもかかわらず、対応できず誠に申し訳ございません。
先ほどお電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたので、メールにて失礼いたします。
ご都合のよろしいお時間がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。」
メールでは、簡潔かつ丁寧を意識することが大切です。
理由を伝える場合は、簡潔に補足する程度に留めます。
例文
「先ほどは会議中のためお電話に出ることができず、申し訳ございませんでした。」
注意点
詳細な事情説明は不要です。
「会議中」「外出中」など、簡単な理由で十分です。
相手が急ぎだった可能性がある場合は、特に配慮が必要です。
例文
「お電話にすぐ出られず、大変失礼いたしました。急ぎのご用件ではなかったでしょうか。」
この一言を添えるだけで、相手は「気にかけてくれている」と感じやすくなります。
社内であっても、最低限のマナーは重要です。
例文
「先ほどは電話に出られず、すみませんでした。今、お時間よろしいでしょうか。」
社内では過度にかしこまる必要はありませんが、一言のお詫びは必須です。
以下のような言い方は、相手に悪印象を与えやすいため注意が必要です。
・「忙しかったので出られませんでした」
・「気づきませんでした」
・「何度も電話があって…」
これらは言い訳や責任転嫁に聞こえやすいため、避けるのが無難です。
お詫びの言葉に加えて、次の点を意識すると好印象につながります。
・できるだけ早く折り返す
・相手の都合を確認する
・落ち着いた声で話す
・要件を簡潔に確認する
「出られなかった」事実よりも、その後の対応が評価されると考えることが大切です。
ビジネスにおいて電話に出られなかったこと自体は、誰にでも起こり得ます。重要なのは、その後の対応で信頼を回復し、むしろ好印象につなげられるかどうかです。
お詫びは「素早く・簡潔に・相手目線で」を意識し、状況に合った言葉を選びましょう。本記事で紹介した例文を活用すれば、電話に出られなかった場面でも、落ち着いて丁寧な対応ができるはずです。