体調不良や家庭の事情など、やむを得ない事情で仕事を休まなければならない場合、「休職」という選択を取ることがあります。
しかし、いざ休職を伝えようとすると、「どんな言葉で伝えればいいのか」「メールでいいのか、それとも電話がいいのか」と迷ってしまう人は多いのではないでしょうか。
この記事では、休職の連絡をする際の基本マナーや注意点、そしてすぐに使える具体的な例文を紹介します。
上司への電話やメール、同僚への共有、LINEでのやり取りなど、シーン別に参考にできる内容になっています。
休職を会社に伝えるときは、誠実かつ簡潔に状況を説明することが大切です。
電話で伝える場合は、まず体調不良などの事情を簡潔に伝え、休職の意向を明確に示します。
「お忙しいところ失礼いたします。〇〇課の△△です。
実は以前から体調を崩しており、医師から一定期間の休養が必要と診断されました。
そのため、〇月〇日からしばらくの間、休職をお願いしたくご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。詳細につきましては、後日診断書とともにご説明させていただきます。」
「〇〇課の△△です。
急なご連絡で恐縮ですが、家庭の事情により、〇月〇日からしばらく休職させていただきたく存じます。
業務にご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。必要な書類等は追って提出いたします。」
メールで伝える場合は、件名と本文を明確に分け、要点を整理して書くことが重要です。
件名：休職のお願い（〇〇部 △△）
本文：
〇〇部 部長 〇〇様
お世話になっております。△△です。
この度、体調不良により医師から一定期間の休養が必要との診断を受けました。
つきましては、〇月〇日より〇月〇日まで休職をお願い申し上げます。
業務への影響を最小限にするよう、引き継ぎ内容を整理し改めてご連絡いたします。
急なお願いとなり大変申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
△△
社内でLINEを使うケースもありますが、ビジネス的にはフォーマルさに欠けるため、補助的に使うのが望ましいです。
「お疲れさまです。△△です。
体調不良で医師から休養を勧められたため、〇月〇日から休職させていただきます。
正式なご連絡はメールでもお送りいたしますので、ご確認いただければ幸いです。」
直属の上司には正式に伝えたあと、必要に応じて同僚やチームメンバーにも共有することがあります。
「ご迷惑をおかけしますが、体調不良により〇月〇日からしばらく休職することになりました。
業務の引き継ぎについては上司を通じて調整させていただきます。
復帰に向けて体調を整えてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。」
休職を伝える際は、会社や上司に迷惑をかけることを理解した上で、誠意を持って伝えることが大切です。
電話・メール・LINEと連絡手段はさまざまですが、いずれも 「簡潔」「誠実」「早めに」 が基本ルールです。
また、体調や事情の詳細を無理に伝える必要はなく、必要最低限の情報にとどめることで、プライバシーを守りながら適切に伝えることができます。
この記事で紹介した例文を参考に、自分の状況に合わせた形でアレンジしてみてください。
安心して休養を取り、復帰後に良い形で仕事を再開できるように整えていきましょう。