休日に急な出勤を依頼されることは、誰にでも起こり得ることです。
しかし、家庭の予定や体調の都合などで「どうしても出勤できない」場合もあります。
そんなとき、断り方を間違えると「協調性がない」と思われたり、人間関係がぎくしゃくしたりすることもあります。
本記事では、休日出勤を角を立てずに断るための例文や伝え方のポイントを紹介します。
メール・口頭どちらにも使えるフレーズを交えて、ビジネスで役立つ実践的な内容をまとめました。
休日出勤を断る場合、「無理です」だけで済ませるのは印象が悪くなります。
ビジネスの場面では以下の3つを意識しましょう。
メールで断る場合は、簡潔さと丁寧さを意識しましょう。
「お声がけいただきありがとうございます。
あいにくその日は家族の予定が入っており、出勤が難しい状況です。
ご期待に添えず申し訳ありませんが、翌営業日に優先して対応いたします。」
「休日出勤についてご連絡ありがとうございます。
申し訳ございませんが、体調を崩しており、出勤が難しい状況です。
ご迷惑をおかけいたしますが、復帰後に速やかに対応させていただきます。」
「休日出勤のご依頼ありがとうございます。
その日は以前から外せない予定が入っており、どうしても出勤が難しい状況です。
大変心苦しいのですが、代替として翌日対応させていただければ幸いです。」
口頭で断る場合は、表情と声のトーンも大切です。相手に誠実さを伝えることを意識しましょう。
「お声がけいただきありがとうございます。
ただ、その日は家族との予定がありまして、どうしても出勤が難しいのです。
翌日に必ず対応いたしますので、ご了承いただければ幸いです。」
「ご依頼ありがとうございます。
申し訳ありませんが、体調が優れず、休日出勤は難しい状況です。
休養して万全に整え、次回の業務でしっかり貢献させていただきます。」
以下のような断り方は、信頼を損ねる原因になります。
断る際には、誠意を持って「できない理由」と「代替案」をセットで伝えることが大切です。
断ったあとも関係を悪化させないために、次の工夫をしましょう。
休日出勤を断るのは勇気がいることですが、**「感謝＋理由＋代替案」**を意識すれば、角を立てずに断ることができます。
これらを実践することで、職場の信頼関係を維持しながら、自分の大切な時間を守ることができます。