冠婚葬祭や会社の会議、飲み会や地域行事など、どうしても参加できない場面は誰にでもあります。そんなときに大切なのは「欠席すること自体」ではなく「どのようにお詫びし、相手に配慮を伝えるか」です。お詫びの言葉ひとつで、相手に与える印象や信頼関係は大きく変わります。この記事では、ビジネスやプライベートの場面で使える欠席のお詫び文例を紹介し、メール・手紙・口頭での伝え方のポイントも解説します。相手に不快感を与えず、誠意を持って伝えられる文章を身につけましょう。
欠席の連絡は「できるだけ早く」「理由を簡潔に」「お詫びと感謝を添える」の3点が基本です。
「本日の会議に出席を予定しておりましたが、急な体調不良のため欠席させていただきます。ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。後ほど議事録を確認し、内容を把握いたします。」
「誠に恐縮ですが、都合により○月○日の研修を欠席させていただきたく存じます。貴重な機会をいただきながら参加できず、大変申し訳ございません。後日、資料を拝見し学ばせていただきます。」
「いつもお世話になっております。せっかくお誘いいただきながら恐縮ですが、私用のため○月○日の懇親会を欠席させていただきます。皆様とご一緒できず残念ですが、次回はぜひ参加させていただきたく存じます。」
「ご結婚おめでとうございます。お招きいただき光栄に存じますが、やむを得ぬ事情により出席できず、誠に申し訳ございません。末永いお幸せを心よりお祈り申し上げます。ご祝儀は心ばかりですが、別途お送りいたします。」
「ご逝去の報に接し、心からお悔やみ申し上げます。遠方にて参列できず誠に申し訳ございません。ご遺族の皆様のご心痛をお察しし、故人のご冥福を心よりお祈りいたします。」
「お誘いいただきありがとうございます。大変残念ながら、当日は都合がつかず欠席させていただきます。皆さまにお会いできないのは心残りですが、盛会をお祈りいたします。」
「誘ってくれてありがとう！すごく楽しみにしていたんだけど、急な予定が入ってしまって行けなくなりました。本当にごめんね。次回は必ず参加したいから、また声をかけてもらえると嬉しいです。」
「お声がけいただきありがとうございます。とても参加したかったのですが、子どもの体調がすぐれず今回は欠席させていただきます。残念ですが、また機会がありましたらよろしくお願いいたします。」
ただ「行けません」と伝えるだけでは素っ気なくなります。相手に誠意を示すために次のような一言を加えると印象が良くなります。
欠席は決して珍しいことではありません。大切なのは「欠席の仕方」です。誠意を持ったお詫びの言葉を添えることで、相手に不快感を与えるどころか、かえって信頼を深めることもできます。ビジネスの場面では丁寧に、プライベートの場面では心を込めて。状況に応じた欠席のお詫びの言葉を身につけておくと、いざというとき安心です。