ビジネスの現場では、FAXを使う機会は以前より少なくなったとはいえ、重要な契約書や見積書を送る手段として利用されることがあります。ところが、FAXには「宛先番号の誤り」という人的ミスがつきもので、誤送信が発生するリスクがあります。誤送信は個人情報や機密情報の漏洩にもつながりかねず、迅速で誠実な対応が求められます。
本記事では、FAX誤送信が起きてしまった際のお詫び文例を紹介するとともに、対応の流れや再発防止策についても解説します。社会人として信頼を守るための参考にしてください。
FAXを誤送信してしまった場合、最も大切なのは「スピード」と「誠意」です。誤送信先に対しては、すぐに電話で状況を説明し、送信した内容を破棄してもらうようお願いする必要があります。同時に、本来の送信先にも経緯を伝え、再送信を行います。
その後、誤送信に関するお詫び状やメールを送付するのが一般的な対応です。書面やメールで正式に謝罪することで、誠意を示すことができます。
お詫び文を書く際には、以下の点を押さえることが重要です。
拝啓 平素より大変お世話になっております。
このたびは、弊社よりFAXを誤って貴社宛に送信してしまい、誠に申し訳ございませんでした。
誤送信された書類は、本来別のお取引先様宛のものであり、貴社とは関係のない内容でございます。
つきましては、大変お手数をおかけいたしますが、受信されましたFAXについては破棄していただきますようお願い申し上げます。
今回の件につきまして、弊社の確認不足によりご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
今後は再発防止のため送信手順を徹底し、このようなことが起こらぬよう細心の注意を払ってまいります。
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
拝啓 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたびは、弊社の不手際により、貴社宛のFAXを一部誤って別の番号に送信してしまいましたことを、深くお詫び申し上げます。
直ちに誤送信先には連絡をとり、内容の破棄を依頼いたしました。
再度、正しい番号にてFAXを送信させていただいておりますので、ご確認いただければ幸いです。
このような事態を招きましたことを重く受け止め、今後は送信前の確認を一層徹底し、再発防止に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
敬具
件名：FAX誤送信発生のご報告と対応について
本日、○月○日○時頃、取引先A社宛に送信すべきFAXを誤って別番号へ送信してしまいました。
内容は「○○の見積書」であり、社外秘情報を含んでおります。
直ちに誤送信先に電話連絡を行い、内容の破棄を依頼し、承諾を得ております。
また、A社には経緯を説明し、改めて正しい番号へFAXを送信済みです。
今回の件は私の確認不足に起因するものであり、再発防止のため送信手順をマニュアル化し、ダブルチェック体制を導入いたします。
関係各位に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
お詫びを伝えるだけでなく、同じミスを繰り返さないための仕組みづくりが欠かせません。具体的には以下のような方法があります。
FAXの誤送信は、企業にとって信用問題に直結する重大なトラブルです。大切なのは、発生直後の迅速な対応と、誠意ある謝罪、そして再発防止策の徹底です。
本記事で紹介したお詫び文例を参考に、状況に応じて適切な対応を取ることで、信頼を大きく損なわずに済むこともあります。FAXを利用する以上、誤送信リスクはゼロにはできませんが、正しい対応を知っておくことで安心して業務に取り組むことができます。