予定が変更になったときに欠かせないのが「振替の連絡」です。
仕事の打ち合わせや学校行事、習い事やレッスンなど、日常生活の中で予定を変更しなければならない場面は多くあります。その際に、相手へ丁寧で分かりやすい連絡をすることで信頼関係を守り、スムーズに予定を再調整できます。
この記事では「振替連絡」を行う際の基本的なポイントと、ビジネス・学校・習い事などさまざまなシーンで使える具体的な例文を紹介します。相手に失礼のない伝え方を身につけておきましょう。
振替連絡とは、当初の予定を変更し、別の日や時間に調整することを相手へ伝えることです。
例えば「会議を翌日に振り替える」「授業を来週に振り替える」「レッスンを別の日に変更する」といったケースがあります。
予定変更の連絡は相手のスケジュールに影響するため、以下の点が重要です。
この4点を押さえるだけで、相手に好印象を与えることができます。
振替の連絡をする際は、次のような流れで伝えるとスムーズです。
件名：打ち合わせ日程変更のお願い
〇〇株式会社
△△様
お世話になっております。
□□株式会社の山田です。
恐れ入りますが、〇月〇日に予定しておりました打ち合わせについて、急な社内会議が入ってしまい、出席が難しくなりました。
大変恐縮ですが、以下の日程に振り替えさせていただけますでしょうか。
ご都合のよろしい時間をお知らせいただけますと幸いです。
急なお願いでご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
□□株式会社
山田
「本日のミーティングですが、急用のため明日に振替をお願いします。10時開始で問題ないでしょうか？」
保護者各位
いつも本校の教育活動にご理解とご協力をいただきありがとうございます。
さて、〇月〇日に予定しておりました授業参観ですが、学校行事の都合により日程を変更させていただきます。
変更後の日程は以下の通りです。
急な変更となり申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
「来週の清掃当番ですが、所用のため参加できません。もし可能でしたら、翌週の担当と交換していただけないでしょうか。ご検討いただけますと幸いです。」
「お世話になっております。〇月〇日のピアノレッスンですが、体調不良のため欠席させていただきたく存じます。可能であれば翌週〇日の同じ時間に振り替えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。」
「〇月〇日の英会話レッスンは、講師の都合により休講となります。代わりに〇月〇日（日）14時より振替レッスンを実施いたします。ご都合がつかない場合は別日での対応も可能ですので、ご相談ください。」
メールやLINEが主流になっていますが、急ぎの場合は電話での連絡が望ましいです。
例：
「お世話になっております。△△株式会社の山田です。本日の打ち合わせですが、急な出張が入り、明日に振り替えていただければと思いご連絡しました。明日10時からでよろしいでしょうか？」
ポイントは、声のトーンを落ち着かせ、相手の時間を尊重することです。
振替連絡は、相手への配慮が最も大切です。
「早めに」「具体的に」「丁寧に」という3つを意識するだけで、相手からの信頼を損なわずに予定変更をスムーズに進められます。
この記事で紹介した例文を活用すれば、ビジネスでも学校でも習い事でも、安心して振替のお願いができるでしょう。
日常の中で予定変更が必要になった際に、ぜひ参考にしてみてください。