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今回は、契約更新しない時のメールの文例・文言についてです。
契約更新をしない旨を伝える際のメールは、相手に対して丁寧かつ明確な意思表示をすることが大切です。
また、ビジネス上の礼儀を守り、相手方が今後の業務や予定を調整しやすいように配慮することも重要です。
ポイント
・今までの関係に感謝し、契約期間中の協力にお礼を述べることで、円満に関係を終了する姿勢を示します。
・契約更新をしない理由については、可能な範囲で簡潔に述べます。
詳細な理由が求められていない場合は、「方針の変更」など一般的な表現で問題ありません。
・契約終了に伴う手続きや残務整理についても触れておくと、スムーズに進められます。
・再契約の可能性がある場合や、他の形での関係継続の希望がある場合は、その旨も記載します。
そうでない場合も、良好な関係の継続を望む一言を添えると印象が良くなります。
件名：契約更新についてのお知らせ
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
この度、弊社と貴社との間で締結させていただいている〇〇契約について、検討を重ねた結果、誠に残念ながら契約を更新しないこととなりましたのでご連絡申し上げます。
これまで多大なるご協力をいただき、心より感謝申し上げます。今後とも貴社のご発展をお祈り申し上げます。
何かご不明点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
件名：〇〇契約に関するご連絡
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
さて、この度、〇〇契約につきまして、誠に勝手ながら次回の契約更新を見送らせていただくこととなりました。
つきましては、〇〇（契約終了日）をもちまして契約を終了させていただきたく、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
これまで大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
何かお手続きが必要な場合は、ご遠慮なくお申し付けください。
今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
件名：契約更新についてのご連絡
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
この度、弊社の事業方針変更に伴い、貴社と締結させていただいている〇〇契約を更新せず、本契約期間終了をもって終了とさせていただくことになりました。
これまでのご協力に深く感謝いたしますとともに、何かご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
なお、今後の業務や情報共有について必要な対応がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
引き続き貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
件名：契約更新についてのご相談
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
この度、弊社の事業戦略に基づき、現在の〇〇契約について更新を見送らせていただくこととなりましたが、貴社との関係を引き続き大切にしたいと考えております。
今後、状況が整い次第、再度ご相談させていただければと存じますので、引き続きご連絡を取らせていただけますと幸いです。
これまでのご協力に心より感謝申し上げ、貴社のますますのご発展をお祈りいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
件名：〇〇契約に関するご連絡
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
さて、この度、〇〇契約につきまして、誠に勝手ながら次回の契約更新を見送らせていただくこととなりました。
つきましては、〇〇（契約終了日）をもちまして契約を終了させていただきたく、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
これまで大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
何かお手続きが必要な場合は、ご遠慮なくお申し付けください。
今後とも何かご協力できることがございましたら、お気軽にご連絡ください。
敬具