今回は、システム障害を連絡するメールの文例・文言についてです。
ポイント
いつから、どのシステムで、どのような障害が発生しているのかを具体的に記載します。
障害の原因がわかっている場合は、簡潔に説明します。ただし、技術的な詳細に踏み込みすぎず、利用者が理解できる言葉で説明することが大切です。
いつまでに復旧できるのか、現時点での見込みを伝えます。
障害発生時の対応策や、利用者が取るべき行動などを案内します。
障害により発生した不便や混乱について、誠意を持って謝罪します。
質問や問い合わせに対応できる窓口を明記します。
件名：システム障害発生のお知らせ
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、この度、弊社システムにおいて、〇〇（システム名）で〇〇（障害内容）という障害が発生いたしました。
発生日時：〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇時〇〇分
影響範囲：〇〇（システムの機能やサービス）
原因：現在調査中です。
ご利用の皆様には、大変ご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。
復旧に向けて、全力で作業を進めております。復旧の見込みにつきましては、改めてご連絡いたします。
ご不便をおかけしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
件名：システム障害復旧のお知らせ
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
いつもご利用いただき、誠意ありがとうございます。
先日発生しておりました〇〇（システム名）の〇〇（障害内容）につきまして、〇〇（日付）〇〇時に復旧いたしました。
ご利用の皆様には、長らくご不便をおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後とも、より一層サービスの向上に努めてまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
件名: 【重要】システム障害発生のお知らせ
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
本日（〇月〇日）、弊社の〇〇システムにおいて障害が発生しました。現在、システムへのアクセスができない状態となっております。この障害は、〇〇時から発生しており、現在も影響が続いています。
【影響範囲】
影響を受けるサービス: 〇〇
影響を受けるユーザー: 〇〇
【現在の対応状況】
現在、〇〇チームが原因を調査中です。
〇〇時には復旧作業を開始予定です。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。進捗があり次第、改めてご連絡いたします。
何かご不明な点がございましたら、以下の連絡先までご連絡ください。
連絡先: [あなたの名前]（電話番号、メールアドレス）
引き続き、よろしくお願いいたします。