今回は、領収書の送付依頼する時のメールの文例・文言についてです。
領収書送付依頼のメールは、取引先や顧客との円滑なコミュニケーションに欠かせません。
ポイント
件名は、簡潔に「領収書送付のお願い」など、目的が明確になるようにする。
宛名は、相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載する。
どの取引の領収書か、具体的に明記する。（契約番号、請求書番号など）
いつ入金したか、金額を明記する。
いつまでに送付してほしいか、期限を伝える。（特に急ぎの場合は）
郵送を希望する場合は、宛先を明記する。
メールに添付してほしい場合は、その旨を伝える。
件名：領収書送付のお願い
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
先日は、〇〇のご請求につきまして、誠にありがとうございました。
〇〇月〇〇日に、〇〇円をお振込みいたしました。
つきましては、上記取引に関する領収書をメールに添付して頂けますようお願い申し上げます。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
件名：領収書送付のお願い
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
先日は、〇〇のご請求につきまして、誠にありがとうございました。
〇〇月〇〇日に、〇〇円をお振込みいたしました。
つきましては、上記取引に関する領収書の郵送をお願いいたします。
お手数をおかけしますが、下記宛先までご送付いただけますようお願い申し上げます。
送付先】
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇-〇〇
〇〇ビル 〇〇階
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
[自社名]の[あなたの名前]です。
先日は、[具体的な取引内容やサービス名]について大変お世話になりました。
つきましては、[具体的な取引日や内容]の領収書をお送りいただけますでしょうか。
当該領収書は、社内の経費精算に必要となりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、[希望する締切日]までにお送りいただけますと幸いです。
ご不明な点などございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具