今回は、領収書の送付依頼する時のメールの文例・文言についてです。
領収書送付依頼のメールは、取引先や顧客との円滑なコミュニケーションに欠かせません。
ポイント
件名は、簡潔に「領収書送付のお願い」など、目的が明確になるようにする。
宛名は、相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載する。
どの取引の領収書か、具体的に明記する。(契約番号、請求書番号など)
いつ入金したか、金額を明記する。
いつまでに送付してほしいか、期限を伝える。(特に急ぎの場合は)
郵送を希望する場合は、宛先を明記する。
メールに添付してほしい場合は、その旨を伝える。
件名:領収書送付のお願い
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
先日は、〇〇のご請求につきまして、誠にありがとうございました。
〇〇月〇〇日に、〇〇円をお振込みいたしました。
つきましては、上記取引に関する領収書をメールに添付して頂けますようお願い申し上げます。
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
件名:領収書送付のお願い
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
先日は、〇〇のご請求につきまして、誠にありがとうございました。
〇〇月〇〇日に、〇〇円をお振込みいたしました。
つきましては、上記取引に関する領収書の郵送をお願いいたします。
お手数をおかけしますが、下記宛先までご送付いただけますようお願い申し上げます。
送付先】
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇〇-〇〇
〇〇ビル 〇〇階
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
[自社名]の[あなたの名前]です。
先日は、[具体的な取引内容やサービス名]について大変お世話になりました。
つきましては、[具体的な取引日や内容]の領収書をお送りいただけますでしょうか。
当該領収書は、社内の経費精算に必要となりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、[希望する締切日]までにお送りいただけますと幸いです。
ご不明な点などございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具