今回は、上司へ仕事の進捗報告する時のメールの文例・文言についてです。
上司へ進捗報告をする際のメールでは、簡潔かつ要点が明確な文言を使い、具体的な進捗や今後の課題を伝えることが重要です。
ポイント
件名はシンプルに「プロジェクトA進捗報告」や「〇〇タスクの進捗状況について」とし、メールを開かなくても内容が分かるようにします。
冒頭で進捗の概要を短く述べ、上司が全体感をすぐに把握できるようにします。
具体的な進捗内容と数値: 「〇〇のタスクが70%完了」「◯◯作業を20件中15件完了」など具体的な数値や進捗度を示します。
進捗が遅れている場合はその原因や現状の課題について触れ、解決策を提案することで前向きな印象を与えます。
次に取り掛かる作業や完了予定日、次回の進捗報告予定を記載します。
件名：〇〇プロジェクト 〇月〇日時点の進捗報告
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇部の〇〇です。
〇〇プロジェクトの〇月〇日時点の進捗状況をご報告いたします。
【具体的な内容】
案件名と期間: 〇〇プロジェクト（〇月〇日～〇月〇日）
進捗状況:
〇〇については、〇月〇日に完了しました。
△△については、現在〇％の進捗です。〇月〇日までに完了予定です。
□□については、〇〇という課題が発生しております。
課題と対応策:
□□については、〇〇という課題が発生しておりますが、〇〇という対策を講じることで、〇月〇日までに解決できる見込みです。
今後の予定:
次回は、〇月〇日に〇〇の作業を進める予定です。
その他:
〇〇について、ご意見・ご質問がございましたら、お気軽にお申し付けください。
いつもお世話になっております。
〇〇部の〇〇です。
〇〇プロジェクトの〇月〇日時点の進捗状況をご報告いたします。
〇〇については、当初の計画通り、〇月〇日に完了いたしました。
△△についても、順調に進捗しており、〇月〇日には完了の見込みです。
引き続き、プロジェクトの成功に向けて尽力してまいりますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇部の〇〇です。
〇〇プロジェクトの〇月〇日時点の進捗状況をご報告いたします。
〇〇については、当初の計画より遅延しており、〇月〇日頃の完了が見込まれます。
原因は〇〇であり、〇〇という対策を講じることで、遅延を最小限に抑えるよう努めております。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます
件名：新規顧客開拓プロジェクト 5月15日時点の進捗報告
〇〇様
いつもお世話になっております。
営業部の〇〇です。
新規顧客開拓プロジェクトの5月15日時点の進捗状況をご報告いたします。
【成果】
A社、B社の担当者と面談を行い、製品への関心を高めることができました。
C社との商談は、5月20日に再度実施予定です。
【課題】
D社の決裁が遅れており、契約締結が遅れる可能性があります。
E社の競合他社の製品が、価格面で優位に立っていることが課題です。
【今後の予定】
D社に対して、決裁を早めるよう再度交渉を行います。
E社に対しては、当社の製品の優位性をアピールし、価格面での交渉を進めます。
以上、ご報告いたします。
件名: 【進捗報告】プロジェクトAの進捗状況について
〇〇部長
お疲れ様です。プロジェクトAの進捗状況について報告いたします。
現在の進捗状況は以下の通りです。
タスクA: 設定した目標の70％が完了し、順調に進行しています。
タスクB: 全体の50％が完了しましたが、処理速度の関係で若干の遅延が発生しています。
課題:
タスクBについては、処理速度の向上が課題です。外部サポートの検討を進めており、来週には対応方針を確定させる予定です。
今後の予定: 来週までにタスクAを完了させ、タスクBの対応方針を決定し実施に移行いたします。次回の進捗報告は〇月〇日を予定しています。
引き続き進捗管理を徹底して進めてまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。