今回は、請求書を催促する時のメール文例・文言についてです。
請求書の催促メールを送る際は、礼儀を重んじつつ、相手に負担をかけないような配慮が重要です。
ポイント
取引に対する感謝の気持ちや支払いが遅れている事実を「確認」する形で切り出すことで、角を立てずに催促ができます。
支払期限を改めて明記し、事実関係を整理します。
支払い遅延の理由があるか確認することで、相手に安心感を与えつつ解決策を探れます。
再度の支払期日や振込先情報を添えて、相手の手続きを容易にします
件名: 【ご確認のお願い】〇月分請求書のご入金について
株式会社〇〇
[担当者名] 様
お世話になっております。株式会社△△の[あなたの名前]です。
平素より大変お世話になっております。
さて、先日お送りいたしました〇月分の請求書について、支払い期日（〇月〇日）が過ぎている状況を確認いたしました。
恐れ入りますが、ご入金状況についてご確認いただけますでしょうか。
何かご不明な点やお支払いに関する問題がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。
件名: 〇月分のご請求に関するお知らせ
株式会社〇〇
[担当者名] 様
いつもお世話になっております。株式会社△△の[あなたの名前]です。
この度は〇月分のご請求書につきまして、お手続きの状況をご確認いただきたくご連絡差し上げました。
〇月〇日を支払い期日としておりましたが、現時点でご入金が確認できておりません。何かご都合がございましたらお知らせいただければ幸いです。
振込先情報を再度以下にご案内いたします。お手数ですが、ご確認のほどお願い申し上げます。
振込先情報: 〇〇銀行 〇〇支店 〇〇口座番号
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。