ビジネスやイベント、学校行事など、さまざまな場面で使われる「案内文」。中でも最初の「書き出し」は読み手の印象を大きく左右します。丁寧でわかりやすい書き出しができれば、案内文全体がぐっと伝わりやすくなります。この記事では、案内文の書き出しについての基本的な考え方と、実際に使える例文をシーン別にご紹介します。案内文を書くのが苦手な方も、ぜひ参考にしてください。
案内文の冒頭部分は、手紙やメールの「顔」にあたります。
読む人が「自分に関係のある情報だ」と受け取るかどうかは、この部分にかかっていると言っても過言ではありません。
具体的には以下のような役割を担っています。
たとえば、いきなり「イベントを行います」と書き始めるよりも、「日頃より大変お世話になっております。さて、下記の通り〜」とした方が、読み手の印象は柔らかくなります。
案内文の書き出しを考える際には、以下の点を意識すると効果的です。
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
さて、下記の通り会議を開催いたしますので、ご案内申し上げます。
このように感謝→目的→本題という流れが自然です。
日頃より業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
このたび、社内研修を下記の通り実施いたしますので、ご参加いただきたくご案内申し上げます。
社内向けであっても丁寧な語調を保ちます。
このたび、〇〇先生をお迎えし、講演会を開催することとなりました。
ご多忙の折とは存じますが、ぜひご参加いただけますようご案内申し上げます。
イベントの魅力を簡潔に伝えるのがコツです。
日頃より地域活動にご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
さて、今年も恒例の〇〇祭りを開催いたしますので、皆さまのご参加をお待ちしております。
地域ならではの親しみやすさと丁寧さのバランスが大切です。
日頃より本校の教育活動にご理解・ご協力をいただき、誠にありがとうございます。
さて、下記の通り保護者会を開催いたしますので、ご出席くださいますようお願い申し上げます。
学校の案内は堅めの文体が一般的ですが、丁寧でわかりやすい表現が好まれます。
いつもPTA活動にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。
このたび、〇〇の行事におけるボランティアを募集いたしますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
ボランティア募集では柔らかく協力をお願いする語調がポイントです。
場面に応じて便利に使える書き出しフレーズを一覧でご紹介します。
これらの表現を組み合わせることで、どのような場面にも対応できる書き出しを作ることができます。
案内文はただ情報を伝えるだけではなく、相手への気配りや礼儀が求められる文章です。特に書き出しは、案内全体の印象を左右する重要な部分です。形式にとらわれすぎず、相手や状況に合った言葉で丁寧に始めることが、伝わる案内文の第一歩になります。
「案内文の書き出しに迷ったらまずは感謝の一言から始める」。このシンプルなコツを意識するだけで、印象が大きく変わります。この記事で紹介した例文をぜひ活用し、あなたの案内文作成に役立ててください。