今回は、上司へ仕事の問題報告する時のメールの文例・文言についてです。
上司に仕事の問題を報告する際のメールでは、内容を簡潔かつ具体的にまとめ、解決に向けた前向きな姿勢を示すことが重要です。
ポイント
問題の核心を簡潔に伝え、上司の理解を促します。
感情的な表現を避け、事実を基に具体的に説明します。
詳細について箇条書きや段落で分けると読みやすくなります。
具体的に問題がどういった状況で、影響があるかを伝えます。
自分で考えた原因や既に試した解決策があれば、報告します。
これにより、上司が状況を理解しやすくなります。
どのような支援が必要かや、今後の対応策について上司の指示やアドバイスを求める姿勢を示します。
件名：システム不具合によるプロジェクト進行の遅れについて
本文：
コードをコピーする
〇〇部長
お疲れ様です。△△（自分の名前）です。
現在進行中の□□プロジェクトにおいて、以下のようなシステム不具合が発生し、進行に遅れが生じておりますので報告いたします。
【問題の概要】
・発生日時：2024年〇月〇日 10時頃
・発生場所：〇〇システムの〇〇機能
・影響範囲：プロジェクト進行スケジュールに遅延が発生する可能性あり
【問題の詳細】
〇〇システムの△△機能にて、データが正常に保存されない現象が確認されました。これにより、作業データが一部失われ、予定していた業務に遅れが生じております。
【原因の推測と対応状況】
現在、原因については〇〇が関連していると考えております。既にシステム管理部門と連携し、設定の見直しやログの確認を行っておりますが、改善には至っておりません。
【今後の対応についてのご相談】
現状では〇〇が必要と考えておりますが、他に有効な対応策があればご教示いただければ幸いです。また、緊急対応が必要な場合には追加のリソースについてもご検討いただけますと助かります。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。
件名: 【案件名】に関する問題発生について
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇課の〇〇です。
現在進行中の【案件名】につきまして、以下の問題が発生いたしましたのでご報告いたします。
問題点:
【具体的な問題点1】
【具体的な問題点2】
原因:
【問題が発生した原因】
対策:
【具体的な対策1】
【具体的な対策2】
今後の予定:
【今後のスケジュール】
上記の通り、問題が発生しておりますが、早急に改善に向けて取り組んでまいります。
ご多忙の折とは存じますが、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
【会社名】
【部署名】
【あなたの名前】
【連絡先】
問題の緊急度が高い場合
件名に「緊急」や「至急」などの言葉を付け加える。
文頭で「大変申し訳ございませんが、」と謝罪の言葉を入れる。
自身の責任が大きい場合
問題の原因を具体的に説明し、深く反省していることを伝える。
再発防止策を具体的に提示する。
複数の部署に影響がある場合
関連部署への連絡状況などを含めて報告する。
解決策がまだ見当たらない場合
現時点での状況を説明し、上司のアドバイスを求める。